Odoo maakte op 1 september 2026 bekend dat Odoo 19.4 en later Spanje’s elektronische administratieve controledocument, bekend als DeCA, kunnen genereren. Gebruikers kunnen het document en de QR-code openen vanuit goederenbewegingen, naast het genereren van leveringsbonnen. (What Is Deca And How To Manage It) Het digitale document wordt verplicht op 5 oktober 2026 voor van toepassing zijnde openbare wegvervoeractiviteiten in Spanje. (Act.Php; Act.Php)
Het genereren van het document in Odoo is slechts één onderdeel van het vereiste proces. De officiële regels omvatten ook bestandsformaat en -grootte, toegang via QR-code, technische beveiliging, bewaring en de verwerking van informatie die tijdens het transport verandert. Organisaties die van plan zijn de functie te gebruiken, moeten de volledige workflow testen en niet alleen uitgaan van succesvolle PDF-generatie als voldoende. (What Is Deca And How To Manage It; Act.Php)
Wat Odoo heeft aangekondigd
Odoo beschrijft de DeCA-functionaliteit als beschikbaar in versie 19.4 en later. In de aankondiging staat dat gebruikers het document en de QR-code kunnen openen vanuit goederenbewegingen, waar ook leveringsbonnen kunnen worden gegenereerd. Odoo heeft DeCA daarmee ondergebracht in de operationele records die worden gebruikt om goederenbewegingen te beheren, in plaats van het als een apart documentproces te presenteren. (What Is Deca And How To Manage It)
De aankondiging bevestigt de generatie van het document en de QR-code, maar maakt niet duidelijk hoe elke officiële vereiste wordt afgehandeld. (What Is Deca And How To Manage It) Organisaties moeten afzonderlijk de openbare download-URL, TLS-configuratie, ongeauthenticeerde toegang, documentbewaring en de afhandeling van wijzigingen tijdens het transport verifiëren. Deze vereisten gelden voor de volledige workflow, niet alleen voor het uiterlijk van het gegenereerde document. (Act.Php)
De deadline van 5 oktober 2026
De Spaanse Wet Duurzame Mobiliteit is op 5 december 2025 in werking getreden. Deze wet bepaalt dat het administratieve controledocument voor openbaar wegvervoer tien maanden later digitaal moet zijn, waardoor de overgangsdatum op 5 oktober 2026 komt te liggen. (Act.Php; Act.Php) Odoo publiceerde zijn aankondiging op 1 september 2026, waardoor er iets meer dan een maand overbleef voor de verplichte digitale datum. (What Is Deca And How To Manage It; Act.Php)
Een organisatie moet eerst bepalen of haar vervoersactiviteiten onder de vereisten voor openbaar wegvervoer vallen. (Act.Php) Als dat zo is, moet zij bevestigen dat haar productieomgeving Odoo 19.4 of later draait en dat DeCA kan worden gegenereerd vanuit de goederenbewegingen die in het leveringsproces worden gebruikt. De verstrekte informatie bewijst niet dat eerdere Odoo-versies dezelfde functionaliteit hebben. (What Is Deca And How To Manage It)
PDF- en QR-vereisten
Het administratieve controledocument moet native als PDF worden aangemaakt en mag niet groter zijn dan 5 MB. Een scan van een papieren document of een andere gedigitaliseerde afbeelding wordt niet geaccepteerd als vereist elektronisch document. Het vervangen van een papieren archief door gescande kopieën voldoet daarom niet aan de vereiste van een native PDF. (Act.Php)
Elke PDF moet een QR-code bevatten die gekoppeld is aan een unieke URL voor dat document. De URL moet HTTPS gebruiken met TLS 1.2 of hoger. (Act.Php) Hoewel Odoo zegt dat de functie het DeCA-document en de QR-code uit de goederenbeweging levert, moeten gebruikers testen of elk gegenereerd document een unieke URL krijgt en of de hostingconfiguratie voldoet aan de HTTPS- en TLS-vereisten. (What Is Deca And How To Manage It; Act.Php)
Toegang tijdens transport
Tijdens de transportdienst moet het scannen van de QR-code leiden naar een URL die de PDF rechtstreeks downloadt. De persoon die toegang zoekt, mag geen inloggegevens hoeven in te voeren, zich hoeven te authenticeren, een downloadknop hoeven te selecteren of een andere handmatige stap hoeven uit te voeren. (Act.Php) Een document kan dus correct in Odoo worden gegenereerd, maar toch niet aan deze vereiste voldoen als de gekoppelde pagina een login of extra interactie vereist. (What Is Deca And How To Manage It; Act.Php)
Testen moet plaatsvinden buiten de geauthenticeerde Odoo-sessie die is gebruikt om de goederenbeweging aan te maken. De relevante test is of de QR-code op het uiteindelijke document rechtstreeks naar die specifieke PDF leidt onder de vereiste toegangsvoorwaarden. Testen alleen vanuit de browser van een beheerder kan authenticatie- of toegangsbeperkingen verbergen waarmee een externe gebruiker te maken krijgt. (Act.Php)
Bewaring en gewijzigde transportgegevens
De contractuele verzender en de feitelijke vervoerder moeten gegenereerde elektronische documenten ten minste één jaar bewaren. Organisaties moeten verantwoordelijkheden vastleggen wanneer partijen verschillende systemen gebruiken of wanneer de een de DeCA voor de ander maakt. Zij moeten ook bevestigen dat hun Odoo- en opslagoplossingen elk document gedurende de vereiste periode bewaren, in plaats van alleen te vertrouwen op een live downloadlink. (Act.Php)
De regels behandelen ook informatie die verandert nadat het transport is begonnen. Een operator mag de bestaande PDF bijwerken, maar moet de vervallen gegevens behouden. Als alternatief kan de operator een nieuwe PDF maken als het origineel wordt bewaard voor traceerbaarheid. Het proces moet daarom de eerdere status of het oorspronkelijke document behouden, in plaats van simpelweg het huidige record te overschrijven. (Act.Php)
De aankondiging van Odoo zegt dat het DeCA-document beschikbaar is via goederenbewegingen, maar legt niet uit hoe versie 19.4 vervallen transportgegevens bewaart of vervangende PDF's beheert. (What Is Deca And How To Manage It) Organisaties die verwachten dat transportinformatie tijdens het transport kan veranderen, moeten het versiebeheer en de bewaarbeheerfunctionaliteit van het systeem bevestigen vóór operationeel gebruik. (Act.Php)
Wat Odoo-beslissers moeten verifiëren
Begin met versie en beschikbaarheid. Bevestig dat het productiesysteem Odoo 19.4 of later gebruikt en dat de DeCA-functie verschijnt in de goederenbewegingen die de organisatie gebruikt. (What Is Deca And How To Manage It) Controleer vervolgens de documentuitvoer om te bevestigen dat het een native PDF is, binnen de limiet van 5 MB blijft en een werkende QR-code bevat. (Act.Php)
Test daarna de technische toegang. Elke QR-code moet verwijzen naar een unieke HTTPS-URL met TLS 1.2 of hoger. Tijdens de transportdienst moet het scannen daarvan de bijbehorende PDF rechtstreeks downloaden zonder inloggegevens, authenticatie, knoppen of andere handmatige interactie. De test moet worden uitgevoerd van buiten de interne Odoo-interface, onder de omstandigheden waarin het document wordt gepresenteerd. (Act.Php)
Controleer ten slotte het recordbeheer. Contractuele verzenders en feitelijke vervoerders hebben een vastgelegde methode nodig om elk document ten minste één jaar te bewaren. De workflow moet ook vervallen informatie behouden wanneer een bestaande PDF wordt bijgewerkt, of het origineel bewaren wanneer een vervangende PDF wordt gegenereerd. (Act.Php) Deze controles moeten samen met de documentgeneratiefunctie van Odoo werken, zodat het record na aanmaak traceerbaar blijft. (What Is Deca And How To Manage It; Act.Php)
Odoo 19.4 biedt een manier om DeCA-documenten te genereren vanuit goederenbewegingen, maar de officiële vereisten gaan verder en omvatten documentindeling, openbare opvraging, bewaring en wijzigingen tijdens transport. Vóór 5 oktober 2026 moeten getroffen organisaties het volledige proces in hun productieconfiguratie testen en de verantwoordelijkheden verduidelijken die zij delen met contractuele verzenders of feitelijke vervoerders. (What Is Deca And How To Manage It; Act.Php; Act.Php)