Odoo ilmoitti 1. syyskuuta 2026, että Odoo 19.4 ja myöhemmät versiot voivat luoda Espanjan sähköisen hallinnollisen valvonta-asiakirjan, joka tunnetaan nimellä DeCA. Käyttäjät voivat käyttää asiakirjaa ja sen QR-koodia tavaraliikkeistä, ja samalla voidaan luoda lähetyslistoja. (Mikä on Deca ja miten sitä hallitaan) Digitaalinen asiakirja tulee pakolliseksi 5. lokakuuta 2026 soveltuvassa julkisessa maantiekuljetuksessa Espanjassa. (Act.Php; Act.Php)
Asiakirjan luominen Odoossa on vain yksi osa vaadittua prosessia. Viralliset säännöt kattavat myös tiedostomuodon ja koon, QR-koodiin liittyvän käytön, teknisen tietoturvan, säilytyksen ja kuljetuksen aikana muuttuvien tietojen käsittelyn. Ominaisuutta suunnittelevien organisaatioiden tulisi testata koko työnkulku sen sijaan, että PDF:n onnistunut luonti riittäisi. (Mikä on Deca ja miten sitä hallitaan; Act.Php)
Mitä Odoo on ilmoittanut
Odoo kuvaa DeCA-toiminnallisuuden olevan saatavilla versiossa 19.4 ja sitä uudemmissa. Sen ilmoituksen mukaan käyttäjät voivat käyttää asiakirjaa ja QR-koodia tavaraliikkeistä, joissa voidaan myös luoda lähetyslistoja. Odoo on näin sijoittanut DeCAn tavaraliikkeiden hallintaan käytettäviin operatiivisiin tietoihin eikä esittänyt sitä erillisenä asiakirjaprosessina. (Mikä on Deca ja miten sitä hallitaan)
Ilmoitus vahvistaa asiakirjan ja QR-koodin luonnin, mutta ei määritä, miten kaikki viranomaisvaatimukset täytetään. (Mikä on Deca ja miten sitä hallitaan) Organisaatioiden tulisi erikseen tarkistaa julkinen lataus-URL, TLS-asetukset, kirjautumattoman käytön mahdollisuus, asiakirjojen säilytys ja kuljetuksen aikana tehtyjen muutosten käsittely. Nämä vaatimukset koskevat koko työnkulkua, eivät vain luodun asiakirjan ulkoasua. (Act.Php)
5. lokakuuta 2026 oleva määräaika
Espanjan kestävän liikkumisen laki tuli voimaan 5. joulukuuta 2025. Se edellyttää, että julkisen maantiekuljetuksen hallinnollinen valvonta-asiakirja muuttuu digitaaliseksi kymmenen kuukauden kuluttua tästä päivästä, jolloin siirtymäajankohdaksi tulee 5. lokakuuta 2026. (Act.Php; Act.Php) Odoo julkaisi ilmoituksensa 1. syyskuuta 2026, joten pakolliseen digitaaliseen päivämäärään on hieman yli kuukausi. (Mikä on Deca ja miten sitä hallitaan; Act.Php)
Organisaation tulisi ensin määrittää, koskevatko julkisen maantiekuljetuksen vaatimukset sen kuljetustoimintaa. (Act.Php) Jos koskevat, sen tulisi varmistaa, että tuotantoympäristössä on käytössä Odoo 19.4 tai uudempi ja että DeCA voidaan luoda sen toimitusprosessissa käytettävistä tavaraliikkeistä. Annetut tiedot eivät osoita, että aiemmissa Odoo-versioissa olisi sama ominaisuus. (Mikä on Deca ja miten sitä hallitaan)
PDF- ja QR-vaatimukset
Hallinnollisen valvontadokumentin on oltava natiivisti PDF-muodossa, eikä sen koko saa ylittää 5 MB:ia. Paperiasiakirjan skannaus tai muu digitalisoitu kuva ei kelpaa vaadituksi sähköiseksi dokumentiksi. Näin ollen paperiarkiston korvaaminen skannatuilla kopioilla ei täyttäisi natiivi-PDF-vaatimusta. (Act.Php)
Jokaisen PDF:n on sisällettävä QR-koodi, joka on linkitetty kyseisen asiakirjan yksilölliseen URL-osoitteeseen. URL-osoitteen on käytettävä HTTPS:ää ja TLS 1.2:ta tai uudempaa. (Act.Php) Vaikka Odoo sanoo, että sen ominaisuus toimittaa DeCA-asiakirjan ja QR-koodin tavaraliikkeestä, käyttäjien tulisi testata, saako jokainen luotu asiakirja yksilöllisen URL-osoitteen ja täyttääkö hosting-konfiguraatio HTTPS- ja TLS-vaatimukset. (What Is Deca And How To Manage It; Act.Php)
Pääsy kuljetuksen aikana
Kuljetuspalvelun aikana QR-koodin skannaamisen on johdettava URL-osoitteeseen, joka lataa PDF:n suoraan. Pääsyä käyttävän henkilön ei pidä joutua syöttämään tunnistetietoja, kirjautumaan, valitsemaan latauspainiketta tai tekemään muuta manuaalista vaihetta. (Act.Php) Asiakirja voidaan siis luoda Odoossa oikein, mutta se voi silti epäonnistua tämän vaatimuksen osalta, jos sen linkitetty sivu edellyttää kirjautumista tai lisätoimenpidettä. (What Is Deca And How To Manage It; Act.Php)
Testauksen tulisi tapahtua erillään siitä todennetusta Odoo-istunnosta, jota käytetään tavaraliikkeen luomiseen. Olennaista on testata, johtaako lopullisen asiakirjan QR-koodi suoraan kyseiseen PDF:ään vaadituissa käyttöolosuhteissa. Pelkkä testaus järjestelmänvalvojan selaimella ei välttämättä paljasta ulkoisen käyttäjän kohtaamia todennus- tai käyttöoikeusesteitä. (Act.Php)
Säilytys ja muuttuneet kuljetustiedot
Sopimuksessa oleva lähettäjä ja tosiasiallinen kuljettaja on säilytettävä luotuja sähköisiä asiakirjoja vähintään yhden vuoden ajan. Organisaatioiden tulisi määritellä vastuut tilanteissa, joissa osapuolet käyttävät eri järjestelmiä tai toinen luo DeCA:n toisen puolesta. Niiden tulisi myös varmistaa, että Odoo- ja tallennusratkaisut säilyttävät jokaisen asiakirjan vaaditun ajan, eivätkä ne nojaa pelkkään reaaliaikaiseen latauslinkkiin. (Act.Php)
Säännöt koskevat myös tietoja, jotka muuttuvat kuljetuksen alettua. Toimija voi päivittää olemassa olevaa PDF:ää, mutta hänen on säilytettävä korvatut tiedot. Vaihtoehtoisesti toimija voi luoda uuden PDF:n, jos alkuperäinen säilytetään jäljitettävyyttä varten. Prosessin on siis säilytettävä aiempi tila tai alkuperäinen asiakirja sen sijaan, että nykyinen tietue vain ylikirjoitettaisiin. (Act.Php)
Odoon tiedote sanoo, että DeCA-asiakirja on saatavilla tavaraliikkeiden kautta, mutta se ei selitä, miten versio 19.4 säilyttää korvatut kuljetustiedot tai hallitsee korvaavia PDF-tiedostoja. (What Is Deca And How To Manage It) Organisaatioiden, jotka odottavat kuljetustietojen muuttuvan kuljetuksen aikana, tulisi varmistaa järjestelmän versiointi- ja säilytyskäyttäytyminen ennen operatiivista käyttöä. (Act.Php)
Mitä Odoon päättäjien tulisi tarkistaa
Aloita versiosta ja saatavuudesta. Varmista, että tuotantojärjestelmässä on käytössä Odoo 19.4 tai uudempi ja että DeCA-toiminto näkyy organisaation käyttämissä tavaraliikkeissä. (What Is Deca And How To Manage It) Tarkista sitten asiakirjan tuloste, jotta varmistat sen olevan natiivi PDF, pysyvän 5 MB:n rajan sisällä ja sisältävän toimivan QR-koodin. (Act.Php)
Seuraavaksi testaa tekninen pääsy. Jokaisen QR-koodin tulisi ohjata yksilölliseen HTTPS-URL-osoitteeseen, joka käyttää TLS 1.2:ta tai uudempaa. Kuljetuspalvelun aikana sen skannaamisen tulisi ladata vastaava PDF suoraan ilman tunnistetietoja, todennusta, painikkeita tai muuta manuaalista vuorovaikutusta. Testi tulisi suorittaa sisäisen Odoo-käyttöliittymän ulkopuolelta niissä olosuhteissa, joissa asiakirja esitetään. (Act.Php)
Lopuksi tarkista tietojen hallinta. Sopimuksessa olevilla lähettäjillä ja tosiasiallisilla kuljettajilla on oltava määritelty tapa säilyttää kaikki asiakirjat vähintään yhden vuoden ajan. Työprosessin on myös säilytettävä korvatut tiedot, kun olemassa olevaa PDF:ää päivitetään, tai säilytettävä alkuperäinen, kun korvaava PDF luodaan. (Act.Php) Näiden ohjausten on toimittava yhdessä Odoon asiakirjojen luontitoiminnon kanssa, jotta tietue pysyy jäljitettävissä luomisen jälkeen. (Mikä on Deca ja miten sitä hallitaan; Act.Php)
Odoo 19.4 tarjoaa tavan luoda DeCA-asiakirjoja tavaraliikkeistä, mutta viralliset vaatimukset kattavat myös asiakirjamuodon, julkisen haun, säilytyksen ja muutokset kuljetuksen aikana. Ennen 5. lokakuuta 2026 asianomaisten organisaatioiden tulisi testata koko prosessi tuotantoympäristössään ja selkeyttää vastuut, jotka jaetaan sopimuskuljettajien tai tosiasiallisten rahdinkuljettajien kanssa. (Mikä on Deca ja miten sitä hallitaan; Act.Php; Act.Php)