Odoo 20 giới thiệu các kiểm soát kế toán kết nối bút toán ảnh hưởng đến tài khoản ngân hàng với giao dịch ngân hàng, thêm báo cáo tổng hợp đối chiếu ngân hàng, gắn cờ các hóa đơn và phiếu mua hàng có khả năng trùng lặp, và tính đến các khoản thanh toán chờ xử lý trong trình hướng dẫn thanh toán. Ghi chú phát hành cũng mô tả các trạng thái thanh toán được đổi tên, làm thay đổi cách hiển thị tiến độ thanh toán. (Odoo 20 Release Notes) Các tổ chức đang đánh giá bản phát hành nên xem lại quy trình hạch toán ngân hàng, kiểm tra hóa đơn, chạy thanh toán, báo cáo và thuật ngữ nội bộ trước khi áp dụng.
Bút toán ngân hàng phải bắt đầu từ giao dịch
Theo hành vi được mô tả của Odoo 20, các bút toán ảnh hưởng đến tài khoản ngân hàng phải xuất phát từ giao dịch ngân hàng. Odoo mô tả đây là một kiểm soát nhằm giảm rủi ro lệch giữa các bút toán kế toán và hoạt động ngân hàng thực tế. (Odoo 20 Release Notes) Điều này ảnh hưởng đến các nhóm tài chính hiện đang tạo hoặc điều chỉnh thủ công các bút toán liên quan đến ngân hàng. Họ nên xác định mọi quy trình hạch toán vào tài khoản ngân hàng và quyết định cách quy trình đó sẽ hoạt động theo yêu cầu dựa trên giao dịch.
Ghi chú phát hành xác lập mối liên kết bắt buộc giữa bút toán ngân hàng và giao dịch ngân hàng, nhưng không giải thích các ngoại lệ có thể có, tùy chọn cấu hình hoặc cách xử lý các bút toán hiện có. (Odoo 20 Release Notes) Việc kiểm thử nên bao phủ các quy trình điều chỉnh, chuyển khoản và số dư đầu kỳ của tổ chức. Không nên mặc định rằng các phương thức hạch toán thủ công hiện có vẫn còn khả dụng hoặc sẽ hoạt động giống như trước.
Tổng hợp đối chiếu dùng ngày kết thúc được chọn
Odoo 20 bổ sung báo cáo tổng hợp đối chiếu ngân hàng hiển thị các giao dịch đã đối chiếu và chưa đối chiếu tính đến ngày kết thúc được chọn. (Odoo 20 Release Notes) Điều này cung cấp cho các nhóm tài chính một ngày xác định để xem tiến độ đối chiếu. Trước khi đưa báo cáo vào quy trình cuối kỳ, các nhóm nên kiểm tra những giao dịch nào xuất hiện trong từng nhóm và liệu kết quả có khớp với hồ sơ đối chiếu hiện có của họ hay không.
Ghi chú phát hành được cung cấp không nêu rõ bộ lọc, tùy chọn xuất, quyền truy cập hoặc bố cục chi tiết của báo cáo. (Odoo 20 Release Notes) Những điểm đó cần được kiểm tra trong cấu hình Odoo 20 dự kiến. Các tổ chức cũng nên phân công trách nhiệm xem xét tổng hợp, điều tra các giao dịch chưa đối chiếu và ghi nhận mọi hành động tiếp theo.
Cảnh báo trùng lặp dùng hai mức
Việc phát hiện trùng lặp cho hóa đơn và phiếu mua hàng hiện dùng cảnh báo đỏ cho các trường hợp rất có khả năng trùng và cảnh báo vàng cho các trường hợp cần được xem xét. (Odoo 20 Release Notes) Màu sắc cung cấp hai mức độ đáng chú ý, nhưng một cảnh báo vẫn cần được xem xét. Quy trình phải trả tiền và phải thu nên nêu rõ người dùng cần kiểm tra điều gì và ai có thể phê duyệt một tài liệu được gắn cờ là hợp lệ.
Ghi chú phát hành giải thích ý nghĩa của từng màu cảnh báo nhưng không xác định các trường, ngưỡng hoặc quy tắc so khớp tạo ra cảnh báo đỏ hoặc vàng. (Odoo 20 Release Notes) Vì vậy, việc đánh giá nên sử dụng các hóa đơn và phiếu mua hàng đại diện, bao gồm cả những tài liệu tương tự nhưng hợp lệ. Các nhóm nên ghi lại cách xử lý từng cảnh báo và cập nhật hướng dẫn phê duyệt hoặc tài liệu đào tạo khi cần.
Thanh toán chờ xử lý ảnh hưởng đến số tiền phải trả
Trình hướng dẫn thanh toán của Odoo 20 phát hiện các khoản thanh toán chờ xử lý, trừ chúng khỏi số tiền phải trả và sắp xếp các khoản thanh toán còn tồn theo ngày. Mục đích được ghi nhận là giúp ngăn thanh toán trùng. (Odoo 20 Release Notes) Vì vậy, các mục đang chờ trở nên liên quan khi người dùng chuẩn bị một khoản thanh toán khác. Việc kiểm thử quy trình thanh toán nên xác nhận cách người dùng xác định các khoản thanh toán chờ xử lý, cách hiển thị số tiền đã giảm và họ nên làm gì khi một khoản thanh toán còn tồn là bất ngờ.
Ghi chú phát hành xác nhận việc phát hiện, khấu trừ và sắp xếp theo ngày, nhưng không định nghĩa đầy đủ mọi điều kiện để một khoản thanh toán được coi là đang chờ xử lý hoặc còn tồn. (Odoo 20 Release Notes) Các tổ chức nên kiểm thử các phương thức thanh toán và quy trình phê duyệt họ sử dụng. Điều này nên bao gồm việc kiểm tra khi nào một khoản thanh toán chờ xử lý được đưa vào và loại ra khỏi phép tính, cũng như cách cấu hình của họ xử lý các khoản thanh toán đã hủy, bị từ chối hoặc chưa được giải quyết. Hành vi không được ghi trong ghi chú phát hành nên được xác minh thay vì suy đoán.
Tên trạng thái thanh toán thay đổi
Odoo 20 đổi tên hai trạng thái thanh toán. Trạng thái In Process trước đây được hiển thị là Paid, trong khi trạng thái Paid trước đây được hiển thị là Reconciled. (Odoo 20 Release Notes) Các tổ chức có quy trình, báo cáo hoặc tài liệu đào tạo sử dụng các nhãn trước đó sẽ cần xem lại cách diễn đạt đó. Nếu không cập nhật, người dùng quen với thuật ngữ cũ có thể hiểu sai giai đoạn hiện tại của một khoản thanh toán.
Bản ánh xạ được ghi nhận là: In Process trở thành Paid, và Paid trở thành Reconciled. (Odoo 20 Release Notes) Việc chuẩn bị nâng cấp nên bao gồm tìm kiếm các nhãn cũ trong quy trình vận hành, hướng dẫn phê duyệt và định nghĩa báo cáo. Các nhóm cũng nên kiểm thử mọi bộ lọc, quy trình tự động hoặc tích hợp phụ thuộc vào trạng thái thanh toán. Tài liệu được cung cấp không giải thích liệu các phụ thuộc đó dùng nhãn hiển thị hay giá trị kỹ thuật nền tảng.
Cách các thay đổi phù hợp với định hướng kế toán của Odoo
Buổi trình bày về kế toán ngày 3 tháng 9 của Odoo định vị Odoo 20 xoay quanh đối soát ngân hàng thông minh hơn, tự động hóa hóa đơn, báo cáo tài chính và quy trình sẵn sàng cho kiểm toán. (What S New In Accounting) Các thay đổi trong ghi chú phát hành phù hợp với những chủ đề đó: các bút toán ngân hàng được gắn với giao dịch, đối soát nhận một bản tóm tắt có ngày, các khả năng trùng lặp nhận cảnh báo hiển thị, và các khoản thanh toán đang chờ được xem xét trước khi thực hiện một khoản thanh toán khác. (Odoo 20 Release Notes)
Buổi trình bày mô tả trọng tâm kế toán rộng hơn của Odoo, còn ghi chú phát hành cung cấp các thay đổi sản phẩm cụ thể được đề cập ở đây. (Odoo 20 Release Notes; What S New In Accounting) Không nguồn nào xác nhận rằng các quy trình, tùy chỉnh hoặc tích hợp hiện có của một tổ chức sẽ hoạt động mà không cần điều chỉnh. Hành vi sản phẩm cần được đánh giá riêng với các giả định về một triển khai cụ thể.
Những gì cần xác minh trước khi áp dụng
Phạm vi đã xác nhận bao gồm các bút toán ngân hàng phát sinh từ giao dịch, bản tóm tắt đối soát theo ngày kết thúc, cảnh báo trùng lặp hai màu, khấu trừ thanh toán đang chờ với sắp xếp theo ngày, và trạng thái thanh toán được đổi tên. (Odoo 20 Release Notes) Việc đánh giá nên tái tạo từng thay đổi bằng các quy trình làm việc đại diện cho tổ chức. Các bên liên quan phù hợp gồm người tạo giao dịch ngân hàng, điều tra các khoản chưa đối soát, phê duyệt hóa đơn và chứng từ, và chuẩn bị thanh toán.
Ghi chú phát hành không cung cấp đầy đủ chi tiết về cấu hình, xử lý ngoại lệ hoặc di chuyển cần thiết cho việc lập kế hoạch triển khai. (Odoo 20 Release Notes) Trước khi chuyển sang Odoo 20, các tổ chức nên xác minh quyền truy cập, các bước phê duyệt, cách diễn giải báo cáo, các quy trình phụ thuộc vào trạng thái và việc xử lý các bản ghi kế toán hiện có. Các quy trình tùy chỉnh bỏ qua giao dịch ngân hàng tiêu chuẩn hoặc dựa vào nhãn thanh toán trước đó cần được kiểm thử cụ thể.
Các kiểm soát và thay đổi trạng thái được ghi trong ghi chú phát hành Odoo 20, còn các ưu tiên kế toán rộng hơn xuất hiện trong buổi trình bày tháng 9 của Odoo. (Odoo 20 Release Notes; What S New In Accounting) Tính khả dụng, cấu hình chi tiết và tác động trên một triển khai cụ thể cần được xác nhận trong môi trường Odoo 20 dự kiến trước khi thay đổi quy trình, tích hợp hoặc tài liệu kiểm soát.