Odoo 20 zavádza účtovné kontroly, ktoré spájajú účtovné zápisy ovplyvňujúce bankové účty s bankovými transakciami, pridávajú súhrn bankového zladenia, označujú pravdepodobné duplicitné faktúry a účty a zohľadňujú čakajúce platby v sprievodcovi platbou. Poznámky k vydaniu tiež dokumentujú premenované stavy platieb, ktoré menia spôsob zobrazovania priebehu platby. (Poznámky k vydaniu Odoo 20) Organizácie, ktoré vyhodnocujú toto vydanie, by mali pred nasadením skontrolovať postupy účtovania na bankové účty, kontroly faktúr, platobné dávky, reporty a internú terminológiu.

Bankové zápisy musia vychádzať z transakcií

Podľa zdokumentovaného správania Odoo 20 musia účtovné zápisy ovplyvňujúce bankové účty pochádzať z bankových transakcií. Odoo to opisuje ako kontrolu, ktorá má znížiť riziko ručných nezrovnalostí medzi účtovnými zápismi a skutočnou bankovou aktivitou. (Poznámky k vydaniu Odoo 20) To sa týka finančných tímov, ktoré dnes vytvárajú alebo upravujú bankové účtovné zápisy ručne. Mali by identifikovať každý postup, ktorý účtuje na bankový účet, a určiť, ako bude fungovať podľa požiadavky na zápisy podložené transakciami.

Poznámky k vydaniu stanovujú požadované prepojenie medzi bankovými zápismi a bankovými transakciami, ale nevysvetľujú možné výnimky, možnosti konfigurácie ani spracovanie existujúcich zápisov. (Poznámky k vydaniu Odoo 20) Testovanie by malo pokryť vlastné postupy organizácie pre opravy, prevody a počiatočné zostatky. Nemalo by sa predpokladať, že existujúce spôsoby ručného účtovania zostanú dostupné alebo sa budú správať rovnako.

Súhrn zladenia používa zvolený dátum ukončenia

Odoo 20 pridáva report súhrnu bankového zladenia, ktorý zobrazuje zladené a nezladené transakcie k zvolenému dátumu ukončenia. (Poznámky k vydaniu Odoo 20) To dáva finančným tímom pevne stanovený dátum na kontrolu pokroku v zlaďovaní. Pred začlenením reportu do procesov na konci obdobia by mali tímy skontrolovať, ktoré transakcie sa zobrazujú v jednotlivých kategóriách a či výsledky zodpovedajú ich existujúcim záznamom o zladení.

Poskytnuté poznámky k vydaniu nešpecifikujú filtre reportu, možnosti exportu, prístupové práva ani podrobnú štruktúru. (Poznámky k vydaniu Odoo 20) Tieto body je potrebné overiť v zamýšľanej konfigurácii Odoo 20. Organizácie by mali tiež určiť zodpovednosť za kontrolu súhrnu, vyšetrovanie nezladených transakcií a zaznamenanie prípadných následných krokov.

Upozornenia na duplicity používajú dve úrovne

Detekcia duplicít pre faktúry a účty teraz používa červené upozornenia pre veľmi pravdepodobné duplicity a žlté upozornenia pre prípady, ktoré je potrebné preskúmať. (Poznámky k vydaniu Odoo 20) Farby poskytujú dve viditeľné úrovne závažnosti, ale upozornenie si stále vyžaduje kontrolu. Postupy účtov záväzkov a pohľadávok by mali uvádzať, čo majú používatelia skontrolovať a kto môže označený dokument schváliť ako platný.

Poznámky k vydaniu vysvetľujú význam každej farby upozornenia, ale neuvádzajú polia, prahové hodnoty ani pravidlá zhody, ktoré vytvárajú červené alebo žlté upozornenie. (Poznámky k vydaniu Odoo 20) Vyhodnotenie by preto malo využívať reprezentatívne faktúry a účty, vrátane dokumentov, ktoré sú podobné, ale legitímne. Tímy by mali zaznamenať, ako sa s každým upozornením narába, a podľa potreby aktualizovať pokyny na schvaľovanie alebo školiace materiály.

Čakajúce platby ovplyvňujú dlžnú sumu

Sprievodca platbou v Odoo 20 zisťuje čakajúce platby, odpočítava ich z dlžnej sumy a zoraďuje nesplatené platby podľa dátumu. Zdokumentovaným cieľom je pomôcť zabrániť dvojitej platbe. (Poznámky k vydaniu Odoo 20) Čakajúce položky sa preto stávajú relevantnými, keď používateľ pripravuje ďalšiu platbu. Testovanie platobných dávok by malo potvrdiť, ako používatelia identifikujú čakajúce platby, ako sa zobrazuje znížená suma a čo majú robiť, keď je nesplatená platba neočakávaná.

Poznámky k vydaniu potvrdzujú detekciu, odpočet a zoradenie podľa dátumu, ale nedefinujú každú podmienku, za ktorej sa platba považuje za čakajúcu alebo nesplatenú. (Poznámky k vydaniu Odoo 20) Organizácie by mali otestovať platobné metódy a schvaľovacie pracovné postupy, ktoré používajú. To by malo zahŕňať kontrolu, kedy sa čakajúca platba započítava a prestáva započítavať do výpočtu, a ako ich nastavenie spracúva zrušené, odmietnuté alebo nevyriešené platby. Správanie, ktoré nie je pokryté poznámkami k vydaniu, by sa malo overiť, nie odhadovať.

Menia sa názvy stavov platieb

Odoo 20 premenúva dva stavy platieb. Predchádzajúci stav In Process sa zobrazuje ako Paid, zatiaľ čo predchádzajúci stav Paid sa zobrazuje ako Reconciled. (Odoo 20 Release Notes) Organizácie, ktorých postupy, reporty alebo školiace materiály používajú staršie označenia, budú musieť toto znenie skontrolovať. Bez aktualizácie môžu používatelia oboznámení so starou terminológiou nesprávne interpretovať aktuálnu fázu platby.

Zdokumentované mapovanie je: In Process sa mení na Paid a Paid sa mení na Reconciled. (Odoo 20 Release Notes) Príprava na migráciu by mala zahŕňať vyhľadanie starých označení v prevádzkových postupoch, schvaľovacích pokynoch a definíciách reportov. Tímy by mali tiež otestovať všetky filtre, automatizované procesy alebo integrácie, ktoré sú závislé od stavu platby. Poskytnutý materiál nevysvetľuje, či tieto závislosti používajú zobrazené označenia alebo podkladové technické hodnoty.

Ako zmeny zapadajú do účtovného smerovania Odoo

Účtovná prezentácia Odoo z 3. septembra predstavila Odoo 20 s dôrazom na inteligentnejšiu bankovú reconciliáciu, automatizáciu faktúr, finančné reportovanie a procesy pripravené na audit. (What S New In Accounting) Zmeny v release notes sú v súlade s týmito témami: bankové položky sú prepojené s transakciami, reconciliácia dostáva datované zhrnutie, potenciálne duplicity dostávajú viditeľné upozornenia a čakajúce platby sa zohľadňujú pred vykonaním ďalšej platby. (Odoo 20 Release Notes)

Prezentácia opisuje širšie účtovné zameranie Odoo, zatiaľ čo release notes poskytujú konkrétne produktové zmeny, ktoré sú tu pokryté. (Odoo 20 Release Notes; What S New In Accounting) Ani jeden zdroj nepreukazuje, že existujúce procesy, prispôsobenia alebo integrácie organizácie budú fungovať bez úprav. Správanie produktu sa má posudzovať oddelene od predpokladov o konkrétnej implementácii.

Čo overiť pred nasadením

Potvrdený rozsah zahŕňa bankové položky pochádzajúce z transakcií, zhrnutie reconciliácie podľa koncového dátumu, dvojfarebné upozornenia na duplicity, odpočty čakajúcich platieb s triedením podľa dátumu a premenované stavy platieb. (Odoo 20 Release Notes) Posúdenie by malo reprodukovať každú zmenu pomocou reprezentatívnych organizačných pracovných postupov. Medzi relevantných účastníkov patria používatelia, ktorí vytvárajú bankové transakcie, vyšetrujú nerekoncilované položky, schvaľujú faktúry a účty a pripravujú platby.

Release notes neposkytujú všetky konfiguračné detaily, detaily riešenia výnimiek ani migračné detaily potrebné na plánovanie implementácie. (Odoo 20 Release Notes) Pred prechodom na Odoo 20 by mali organizácie overiť prístupové práva, schvaľovacie kroky, interpretáciu reportov, procesy závislé od stavu a spracovanie existujúcich účtovných záznamov. Vlastné pracovné postupy, ktoré obchádzajú štandardné bankové transakcie alebo sa spoliehajú na predchádzajúce označenia platieb, si vyžadujú osobitné testovanie.

Ovládacie prvky a zmeny stavov sú zdokumentované v release notes Odoo 20, zatiaľ čo širšie účtovné priority sa objavujú v septembrovej prezentácii Odoo. (Odoo 20 Release Notes; What S New In Accounting) Dostupnosť, podrobnú konfiguráciu a vplyv na konkrétnu implementáciu je potrebné potvrdiť v zamýšľanom prostredí Odoo 20 pred zmenou postupov, integrácií alebo kontrolnej dokumentácie.