Odoo 20 tuo kirjanpidon hallintatapoja, jotka yhdistävät pankkitileihin vaikuttavat pääkirjamerkinnät pankkitapahtumiin, lisäävät pankintäsmäytyksen yhteenvedon, merkitsevät todennäköiset kaksoislaskut ja -laskut sekä huomioivat odottavat maksut maksuvelhoissa. Julkaisutiedot dokumentoivat myös uudelleennimettyjä maksutiloja, jotka muuttavat maksun etenemisen esitystapaa. (Odoo 20 Release Notes) Organisaatioiden, jotka arvioivat julkaisua, tulisi tarkistaa pankkikirjauskäytäntönsä, laskutarkistuksensa, maksukierroksensa, raporttinsa ja sisäinen terminologiansa ennen käyttöönottoa.
Pankkimerkinnöillä on oltava alkuperänä tapahtumat
Dokumentoidun Odoo 20 -toiminnan mukaan pankkitileihin vaikuttavien pääkirjamerkintöjen on oltava peräisin pankkitapahtumista. Odoo kuvaa tämän hallintatavana, jonka tarkoitus on vähentää manuaalisten täsmäämättömyyksien riskiä kirjanpidon merkintöjen ja varsinaisen pankkitoiminnan välillä. (Odoo 20 Release Notes) Tämä koskee taloustiimejä, jotka tällä hetkellä luovat tai muokkaavat pankkiin liittyviä pääkirjamerkintöjä manuaalisesti. Heidän tulisi tunnistaa kaikki menettelyt, jotka kirjautuvat pankkitilille, ja määrittää, miten ne toimivat tapahtumaperusteisen vaatimuksen mukaisesti.
Julkaisutiedoissa vahvistetaan vaadittu yhteys pankkimerkintöjen ja pankkitapahtumien välillä, mutta niissä ei selitetä mahdollisia poikkeuksia, asetuksia tai olemassa olevien merkintöjen käsittelyä. (Odoo 20 Release Notes) Testauksen tulisi kattaa organisaation omat oikaisu-, siirto- ja avaussaldomenettelyt. Olemassa olevien manuaalisten kirjaustapojen ei pidä olettaa säilyvän käytettävissä tai toimivan samalla tavalla.
Täsmäytyksen yhteenveto käyttää valittua päättymispäivää
Odoo 20 lisää pankintäsmäytyksen yhteenvetoraportin, joka näyttää täsmäytetyt ja täsmäyttämättömät tapahtumat valittuun päättymispäivään mennessä. (Odoo 20 Release Notes) Tämä antaa taloustiimeille määrätyn päivämäärän täsmäytyksen edistymisen tarkasteluun. Ennen kuin raportti otetaan osaksi kauden lopun menettelyjä, tiimien tulisi tarkistaa, mitkä tapahtumat näkyvät kussakin luokassa ja vastaavatko tulokset heidän nykyisiä täsmäytysmerkintöjään.
Toimitetuissa julkaisutiedoissa ei määritellä raportin suodattimia, vientivaihtoehtoja, käyttöoikeuksia tai tarkkaa asettelua. (Odoo 20 Release Notes) Nämä kohdat on tarkistettava aiotussa Odoo 20 -kokoonpanossa. Organisaatioiden tulisi myös nimetä vastuu yhteenvetojen tarkastamisesta, täsmäyttämättömien tapahtumien selvittämisestä ja mahdollisten jatkotoimien kirjaamisesta.
Kaksoismaksuvaroituksissa on kaksi tasoa
Laskujen ja ostolaskujen kaksoistunnistus käyttää nyt punaisia varoituksia erittäin todennäköisille kaksoiskappaleille ja keltaisia varoituksia tapauksille, jotka on tutkittava. (Odoo 20 Release Notes) Värit antavat kaksi näkyvää huolen tasoa, mutta varoitus vaatii silti tarkistusta. Ostovelka- ja myyntisaatavaprosessien tulisi määrittää, mitä käyttäjien on tarkistettava ja kuka saa hyväksyä merkityn asiakirjan kelvolliseksi.
Julkaisutiedoissa selitetään kunkin varoitusvärin merkitys, mutta niissä ei yksilöidä kenttiä, kynnysarvoja tai täsmäytyssääntöjä, jotka tuottavat punaisen tai keltaisen varoituksen. (Odoo 20 Release Notes) Arvioinnissa tulisi siksi käyttää edustavia laskuja ja ostolaskuja, mukaan lukien keskenään samanlaisia mutta asianmukaisia asiakirjoja. Tiimien tulisi kirjata, miten kutakin varoitusta käsitellään, ja päivittää hyväksyntäohjeet tai koulutusmateriaali tarvittaessa.
Odottavat maksut vaikuttavat maksettavaan määrään
Odoo 20 -maksuvelho tunnistaa odottavat maksut, vähentää ne maksettavasta määrästä ja lajittelee avoimet maksut päivämäärän mukaan. Dokumentoidun tarkoituksen on auttaa estämään kaksoismaksu. (Odoo 20 Release Notes) Odottavat erät tulevat näin merkityksellisiksi, kun käyttäjä valmistelee toista maksua. Maksukierrosten testauksen tulisi vahvistaa, miten käyttäjät tunnistavat odottavat maksut, miten pienennetty määrä näytetään ja mitä heidän tulisi tehdä, jos avoin maksu on odottamaton.
Julkaisutiedoissa vahvistetaan tunnistus, vähennys ja päivämäärän mukaan lajittelu, mutta niissä ei määritellä kaikkia ehtoja, joiden perusteella maksu katsotaan odottavaksi tai avoimeksi. (Odoo 20 Release Notes) Organisaatioiden tulisi testata käyttämänsä maksutavat ja hyväksyntätyönkulut. Tähän tulisi sisältyä sen tarkistaminen, milloin odottava maksu tulee mukaan laskelmaan ja poistuu siitä, sekä miten heidän asetuksensa käsittelee peruutettuja, hylättyjä tai ratkaisemattomia maksuja. Julkaisutiedoissa kattamattomat toiminnat tulisi varmistaa eikä päätellä.
Maksutilojen nimet muuttuvat
Odoo 20 nimeää uudelleen kaksi maksutilaa. Aiempi In Process -tila näkyy nyt nimellä Paid, kun taas aiempi Paid-tila näkyy nimellä Reconciled. (Odoo 20 -julkaisutiedot) Organisaatioiden, joiden menettelytavat, raportit tai koulutusmateriaali käyttävät aiempia nimikkeitä, on tarkistettava kyseinen sanamuoto. Ilman päivitystä vanhaan terminologiaan perehtyneet käyttäjät voivat tulkita maksun nykyisen vaiheen väärin.
Dokumentoitu vastaavuus on seuraava: In Process muuttuu muotoon Paid, ja Paid muuttuu muotoon Reconciled. (Odoo 20 -julkaisutiedot) Siirtymän valmisteluun tulisi sisällyttää vanhojen nimikkeiden etsintä toimintatavoista, hyväksyntäohjeista ja raporttimäärittelyistä. Tiimien tulisi myös testata kaikki suodattimet, automaattiset prosessit tai integraatiot, jotka perustuvat maksun tilaan. Toimitettu aineisto ei selitä, käyttävätkö nämä riippuvuudet näkyviä nimikkeitä vai taustalla olevia teknisiä arvoja.
Miten muutokset sopivat Odoon kirjanpitosuuntaan
Odoon 3. syyskuuta pidetty kirjanpitotilaisuus asemoiti Odoo 20:n älykkäämpään pankkien täsmäytykseen, laskujen automaatioon, talousraportointiin ja auditointivalmiisiin työnkulkuihin. (What S New In Accounting) Julkaisutietojen muutokset ovat näiden teemojen mukaisia: pankkikirjaukset sidotaan tapahtumiin, täsmäytys saa päivätetyn yhteenvedon, mahdollisista päällekkäisyyksistä annetaan näkyvät varoitukset, ja odottavat maksut huomioidaan ennen uuden maksun tekemistä. (Odoo 20 -julkaisutiedot)
Esitys kuvaa Odoon laajempaa kirjanpitokeskittymää, kun taas julkaisutiedot tarjoavat tässä käsitellyt tarkat tuote muutokset. (Odoo 20 -julkaisutiedot; What S New In Accounting) Kumpikaan lähde ei osoita, että organisaation nykyiset prosessit, räätälöinnit tai integraatiot toimisivat ilman muutoksia. Tuotteen toimintaa tulisi arvioida erikseen, eikä sitä pidä olettaa tietyn käyttöönoton perusteella.
Mitä tarkistaa ennen käyttöönottoa
Vahvistettuun laajuuteen kuuluvat tapahtumasta syntyvät pankkikirjaukset, täsmäytyksen yhteenveto päättymispäivän mukaan, kahden värin päällekkäisyysvaroitukset, odottavien maksujen vähennykset päivämääräjärjestyksellä sekä uudelleen nimetyt maksutilat. (Odoo 20 -julkaisutiedot) Arvioinnissa tulisi toistaa kukin muutos organisaation edustavilla työnkuluilla. Asiaankuuluvia osallistujia ovat käyttäjät, jotka luovat pankkitapahtumia, selvittävät täsmäytymättömiä eriä, hyväksyvät laskuja ja ostolaskuja sekä valmistelevat maksuja.
Julkaisutiedot eivät sisällä kaikkia toteutussuunnitteluun tarvittavia määritys-, poikkeuskäsittely- tai siirtymätietoja. (Odoo 20 -julkaisutiedot) Ennen siirtymistä Odoo 20:een organisaatioiden tulisi varmistaa käyttöoikeudet, hyväksyntävaiheet, raporttien tulkinta, tilasta riippuvat prosessit sekä olemassa olevien kirjanpitoaineistojen käsittely. Räätälöidyt työnkulut, jotka ohittavat tavalliset pankkitapahtumat tai perustuvat aiempiin maksunimiin, vaativat erityistä testausta.
Ohjausmekanismit ja tilamuutokset on dokumentoitu Odoo 20:n julkaisutiedoissa, kun taas laajemmat kirjanpidon painopisteet näkyvät Odoon syyskuun esityksessä. (Odoo 20 -julkaisutiedot; What S New In Accounting) Saatavuus, yksityiskohtainen määritys ja vaikutukset tiettyyn käyttöönottoon tulisi vahvistaa aiotussa Odoo 20 -ympäristössä ennen kuin menettelytapoja, integraatioita tai valvontadokumentaatiota muutetaan.