Odoo 20 pristato apskaitos valdiklius, kurie susieja banko sąskaitas veikiančius žurnalų įrašus su banko operacijomis, prideda banko suderinimo suvestinę, pažymi tikėtinai dubliuotas sąskaitas faktūras ir sąskaitas bei įtraukia laukiančius mokėjimus į mokėjimo vedlį. Leidimo pastabose taip pat dokumentuojami pervadinti mokėjimų statusai, kurie keičia mokėjimo eigos pateikimą. (Odoo 20 leidimo pastabos) Organizacijos, vertinančios šį leidimą, prieš diegdamos turėtų peržiūrėti banko įrašų procesus, sąskaitų tikrinimą, mokėjimų vykdymą, ataskaitas ir vidinę terminiją.
Banko įrašai turi prasidėti nuo operacijų
Pagal dokumentuotą Odoo 20 veikimą, žurnalų įrašai, darantys poveikį banko sąskaitoms, turi būti gaunami iš banko operacijų. Odoo tai apibūdina kaip kontrolę, skirtą sumažinti rankinių neatitikimų tarp apskaitos įrašų ir pagrindinės banko veiklos riziką. (Odoo 20 leidimo pastabos) Tai paveikia finansų komandas, kurios šiuo metu banko įrašus kuria arba koreguoja rankiniu būdu. Jos turėtų identifikuoti kiekvieną procedūrą, kuri registruoja įrašą į banko sąskaitą, ir nustatyti, kaip ji veiks pagal operacijomis pagrįstą reikalavimą.
Leidimo pastabos nustato privalomą ryšį tarp banko įrašų ir banko operacijų, tačiau nepaaiškina galimų išimčių, konfigūracijos parinkčių ar esamų įrašų tvarkymo. (Odoo 20 leidimo pastabos) Reikėtų išbandyti organizacijos taisymo, pervedimo ir pradinio balanso procedūras. Negalima manyti, kad esami rankinio registravimo metodai išliks prieinami ar veiks taip pat.
Suderinimo suvestinėje naudojama pasirinkta pabaigos data
Odoo 20 prideda banko suderinimo suvestinės ataskaitą, kurioje rodomos suderintos ir nesuderintos operacijos pagal pasirinktą pabaigos datą. (Odoo 20 leidimo pastabos) Tai finansų komandoms suteikia aiškiai apibrėžtą datą suderinimo pažangai peržiūrėti. Prieš įtraukdamos ataskaitą į laikotarpio pabaigos procedūras, komandos turėtų patikrinti, kurios operacijos patenka į kiekvieną kategoriją ir ar rezultatai sutampa su esamais suderinimo įrašais.
Pateiktose leidimo pastabose nenurodytos ataskaitos filtravimo parinktys, eksportavimo galimybės, prieigos valdikliai ar išsamus išdėstymas. (Odoo 20 leidimo pastabos) Šiuos dalykus reikia patikrinti numatytoje Odoo 20 konfigūracijoje. Organizacijos taip pat turėtų paskirti atsakomybę už suvestinės peržiūrą, nesuderintų operacijų tyrimą ir bet kokių tolesnių veiksmų registravimą.
Dublikatų įspėjimuose naudojami du lygiai
Dublikatų aptikimas sąskaitoms faktūroms ir sąskaitoms dabar naudoja raudonus įspėjimus labai tikėtiniems dublikatams ir geltonus įspėjimus atvejams, kuriuos reikia ištirti. (Odoo 20 leidimo pastabos) Spalvos suteikia du matomus susirūpinimo lygius, tačiau įspėjimas vis tiek reikalauja peržiūros. Mokėtinų ir gautinų sumų procedūrose turėtų būti nurodyta, ką vartotojai turi patikrinti ir kas gali patvirtinti pažymėtą dokumentą kaip galiojantį.
Leidimo pastabose paaiškinama kiekvienos įspėjimo spalvos reikšmė, tačiau nenurodomi laukai, ribos ar sutapimo taisyklės, dėl kurių atsiranda raudonas ar geltonas įspėjimas. (Odoo 20 leidimo pastabos) Todėl vertinant reikėtų naudoti tipiškas sąskaitas faktūras ir sąskaitas, įskaitant panašius, bet teisėtus dokumentus. Komandos turėtų užregistruoti, kaip tvarkomas kiekvienas įspėjimas, ir prireikus atnaujinti patvirtinimo instrukcijas arba mokomąją medžiagą.
Laukiantys mokėjimai veikia mokėtiną sumą
Odoo 20 mokėjimo vedlys aptinka laukiančius mokėjimus, atima juos iš mokėtinos sumos ir rūšiuoja nepadengtus mokėjimus pagal datą. Dokumentuotas tikslas yra padėti išvengti dvigubo mokėjimo. (Odoo 20 leidimo pastabos) Todėl laukiančios pozicijos tampa svarbios, kai vartotojas ruošia kitą mokėjimą. Mokėjimų vykdymo testavimas turėtų patvirtinti, kaip vartotojai nustato laukiančius mokėjimus, kaip rodoma sumažinta suma ir ką jie turėtų daryti, kai nepadengtas mokėjimas yra netikėtas.
Leidimo pastabos patvirtina aptikimą, atskaitymą ir rūšiavimą pagal datą, tačiau neapibrėžia visų sąlygų, kuriomis mokėjimas laikomas laukiančiu ar nepadengtu. (Odoo 20 leidimo pastabos) Organizacijos turėtų išbandyti mokėjimo metodus ir tvirtinimo darbo eigas, kurias naudoja. Tai turėtų apimti patikrinimą, kada laukiamas mokėjimas įtraukiamas į skaičiavimą ir kada iš jo pašalinamas, bei kaip jų nustatymai tvarko atšauktus, atmestus ar neišspręstus mokėjimus. Elgsena, kurios neapima leidimo pastabos, turėtų būti patikrinta, o ne daroma prielaida.
Keičiasi mokėjimo būsenų pavadinimai
Odoo 20 pervadina dvi mokėjimo būsenas. Ankstesnė būsena In Process rodoma kaip Paid, o ankstesnė būsena Paid rodoma kaip Reconciled. (Odoo 20 leidimo pastabos) Organizacijos, kurių procedūrose, ataskaitose ar mokymų medžiagoje naudojami ankstesni pavadinimai, turės peržiūrėti šią formuluotę. Neatnaujinus, vartotojai, susipažinę su sena terminologija, gali neteisingai suprasti dabartinį mokėjimo etapą.
Nurodytas susiejimas yra toks: In Process tampa Paid, o Paid tampa Reconciled. (Odoo 20 leidimo pastabos) Ruošiantis migracijai reikėtų ieškoti senų pavadinimų veiklos procedūrose, tvirtinimo instrukcijose ir ataskaitų apibrėžimuose. Komandos taip pat turėtų išbandyti visus filtrus, automatizuotus procesus ar integracijas, kurie priklauso nuo mokėjimo būsenos. Pateikta medžiaga nepaaiškina, ar šios priklausomybės naudoja rodomus pavadinimus, ar pagrindines technines reikšmes.
Kaip pakeitimai dera su Odoo apskaitos kryptimi
Odoo rugsėjo 3 d. apskaitos pristatyme Odoo 20 buvo pristatyta kaip sprendimas su išmanesniu banko suderinimu, sąskaitų faktūrų automatizavimu, finansinėmis ataskaitomis ir auditui paruoštais procesais. (Kas naujo apskaitoje) Leidimo pastabų pakeitimai atitinka šias temas: banko įrašai susiejami su operacijomis, suderinimui pateikiama datos suvestinė, galimi dublikatai pažymimi matomais įspėjimais, o laukiančios mokėjimų sumos vertinamos prieš atliekant kitą mokėjimą. (Odoo 20 leidimo pastabos)
Pristatymas aprašo platesnį Odoo apskaitos dėmesį, o leidimo pastabos pateikia konkrečius čia aptariamus produkto pakeitimus. (Odoo 20 leidimo pastabos; Kas naujo apskaitoje) Nei vienas šaltinis nenustato, kad organizacijos esami procesai, pritaikymai ar integracijos veiks be pakeitimų. Produkto elgsena turėtų būti vertinama atskirai nuo prielaidų apie konkretų diegimą.
Ką patikrinti prieš pritaikant
Patvirtinta apimtis apima iš operacijų kilusius banko įrašus, suderinimo suvestinę pagal pabaigos datą, dviejų spalvų įspėjimus apie dublikatus, laukiančių mokėjimų atskaitymus su datų rikiavimu ir pervadintas mokėjimų būsenas. (Odoo 20 leidimo pastabos) Vertinimas turėtų atkurti kiekvieną pakeitimą naudojant reprezentatyvias organizacijos darbo eigas. Tinkami dalyviai yra naudotojai, kurie kuria banko operacijas, nagrinėja nesuderintus įrašus, tvirtina sąskaitas faktūras ir sąskaitas bei rengia mokėjimus.
Leidimo pastabose nepateikiama visa konfigūracijos, išimčių tvarkymo ar migracijos informacija, reikalinga diegimo planavimui. (Odoo 20 leidimo pastabos) Prieš pereinant prie Odoo 20, organizacijos turėtų patikrinti prieigos teises, tvirtinimo veiksmus, ataskaitų interpretavimą, nuo būsenos priklausančius procesus ir esamų apskaitos įrašų tvarkymą. Pritaikyti darbo srautai, kurie apeina standartines banko operacijas arba remiasi ankstesniais mokėjimų pavadinimais, reikalauja atskiro testavimo.
Valdikliai ir būsenų pakeitimai dokumentuoti Odoo 20 leidimo pastabose, o platesni apskaitos prioritetai pateikiami Odoo rugsėjo pristatyme. (Odoo 20 leidimo pastabos; Kas naujo apskaitoje) Prieš keičiant procedūras, integracijas ar kontrolės dokumentaciją, numatytoje Odoo 20 aplinkoje reikėtų patvirtinti prieinamumą, detalią konfigūraciją ir poveikį konkrečiam diegimui.