Odoo 20 introduce controlli contabili che collegano le scritture contabili che interessano i conti bancari alle transazioni bancarie, aggiungono un riepilogo di riconciliazione bancaria, segnalano probabili fatture e bollette duplicate e tengono conto dei pagamenti in sospeso nella procedura guidata di pagamento. Le note di rilascio documentano anche la ridenominazione degli stati di pagamento, che modifica il modo in cui viene presentato l'avanzamento del pagamento. (Note di rilascio di Odoo 20) Le organizzazioni che valutano la release dovrebbero rivedere le procedure di contabilizzazione bancaria, i controlli sulle fatture, i cicli di pagamento, i report e la terminologia interna prima dell'adozione.
Le scritture bancarie devono partire dalle transazioni
Secondo il comportamento documentato di Odoo 20, le scritture contabili che interessano i conti bancari devono originare da transazioni bancarie. Odoo descrive questo come un controllo pensato per ridurre il rischio di discrepanze manuali tra le scritture contabili e l'attività bancaria sottostante. (Note di rilascio di Odoo 20) Questo riguarda i team finanziari che attualmente creano o modificano manualmente scritture contabili relative ai conti bancari. Dovrebbero identificare ogni procedura che registra su un conto bancario e determinare come funzionerà con il requisito basato sulle transazioni.
Le note di rilascio stabiliscono il collegamento richiesto tra scritture bancarie e transazioni bancarie, ma non spiegano eventuali eccezioni, opzioni di configurazione o il trattamento delle scritture esistenti. (Note di rilascio di Odoo 20) I test dovrebbero coprire le procedure di correzione, trasferimento e saldo di apertura dell'organizzazione. Non si deve presumere che i metodi di registrazione manuale esistenti rimangano disponibili o si comportino nello stesso modo.
Il riepilogo di riconciliazione usa una data di fine selezionata
Odoo 20 aggiunge un report di riepilogo della riconciliazione bancaria che mostra le transazioni riconciliate e non riconciliate alla data di fine selezionata. (Note di rilascio di Odoo 20) Questo offre ai team finanziari una data definita per verificare l'avanzamento della riconciliazione. Prima di incorporare il report nelle procedure di chiusura periodica, i team dovrebbero controllare quali transazioni compaiono in ciascuna categoria e se i risultati corrispondono ai loro registri di riconciliazione esistenti.
Le note di rilascio fornite non specificano i filtri del report, le opzioni di esportazione, i controlli di accesso o il layout dettagliato. (Note di rilascio di Odoo 20) Questi punti devono essere verificati nella configurazione Odoo 20 prevista. Le organizzazioni dovrebbero inoltre assegnare la responsabilità di esaminare il riepilogo, indagare sulle transazioni non riconciliate e registrare eventuali azioni successive.
Gli avvisi di duplicazione usano due livelli
Il rilevamento dei duplicati per fatture e bollette ora usa avvisi rossi per i duplicati altamente probabili e avvisi gialli per i casi che devono essere indagati. (Note di rilascio di Odoo 20) I colori forniscono due livelli visibili di attenzione, ma un avviso richiede comunque una verifica. Le procedure di contabilità fornitori e clienti dovrebbero indicare cosa gli utenti devono controllare e chi può approvare un documento segnalato come valido.
Le note di rilascio spiegano il significato di ciascun colore di avviso, ma non identificano i campi, le soglie o le regole di corrispondenza che generano un avviso rosso o giallo. (Note di rilascio di Odoo 20) La valutazione dovrebbe quindi usare fatture e bollette rappresentative, inclusi documenti simili ma legittimi. I team dovrebbero registrare come viene gestito ciascun avviso e aggiornare, se necessario, le istruzioni di approvazione o il materiale di formazione.
I pagamenti in sospeso influenzano l'importo dovuto
La procedura guidata di pagamento di Odoo 20 rileva i pagamenti in sospeso, li deduce dall'importo dovuto e ordina i pagamenti aperti in base alla data. Lo scopo documentato è aiutare a prevenire il doppio pagamento. (Note di rilascio di Odoo 20) Gli elementi in sospeso diventano quindi rilevanti quando un utente prepara un altro pagamento. I test dei cicli di pagamento dovrebbero confermare come gli utenti individuano i pagamenti in sospeso, come viene mostrato l'importo ridotto e cosa dovrebbero fare quando un pagamento aperto è inaspettato.
Le note di rilascio confermano il rilevamento, la deduzione e l'ordinamento per data, ma non definiscono tutte le condizioni in cui un pagamento è considerato in sospeso o aperto. (Note di rilascio di Odoo 20) Le organizzazioni dovrebbero testare i metodi di pagamento e i flussi di approvazione che utilizzano. Questo dovrebbe includere la verifica di quando un pagamento in sospeso entra ed esce dal calcolo e di come la configurazione gestisce pagamenti annullati, rifiutati o non risolti. Il comportamento non coperto dalle note di rilascio dovrebbe essere verificato, non inferito.
I nomi degli stati di pagamento cambiano
Odoo 20 rinomina due stati di pagamento. Il precedente stato In Process viene visualizzato come Paid, mentre il precedente stato Paid viene visualizzato come Reconciled. (Note di rilascio di Odoo 20) Le organizzazioni le cui procedure, report o materiale di formazione usano le etichette precedenti dovranno rivedere tale formulazione. Senza un aggiornamento, gli utenti che conoscono la vecchia terminologia potrebbero interpretare male la fase attuale di un pagamento.
La mappatura documentata è: In Process diventa Paid, e Paid diventa Reconciled. (Note di rilascio di Odoo 20) La preparazione alla migrazione dovrebbe includere una ricerca delle vecchie etichette nelle procedure operative, nelle istruzioni di approvazione e nelle definizioni dei report. I team dovrebbero inoltre testare eventuali filtri, processi automatici o integrazioni che si basano sullo stato del pagamento. Il materiale fornito non spiega se tali dipendenze usino etichette visualizzate o valori tecnici sottostanti.
Come le modifiche si inseriscono nella direzione contabile di Odoo
La presentazione contabile di Odoo del 3 settembre ha collocato Odoo 20 attorno a riconciliazione bancaria più intelligente, automazione delle fatture, reportistica finanziaria e flussi di lavoro pronti per audit. (What S New In Accounting) Le modifiche delle note di rilascio sono coerenti con questi temi: le registrazioni bancarie sono collegate alle transazioni, la riconciliazione riceve un riepilogo datato, i potenziali duplicati ricevono avvisi visibili e i pagamenti in sospeso vengono considerati prima che venga effettuato un altro pagamento. (Note di rilascio di Odoo 20)
La presentazione descrive il più ampio focus contabile di Odoo, mentre le note di rilascio forniscono le specifiche modifiche del prodotto trattate qui. (Note di rilascio di Odoo 20; What S New In Accounting) Nessuna delle due fonti stabilisce che i processi esistenti, le personalizzazioni o le integrazioni di un'organizzazione funzioneranno senza adattamenti. Il comportamento del prodotto dovrebbe essere valutato separatamente dalle ipotesi su una specifica implementazione.
Cosa verificare prima dell'adozione
L'ambito confermato include registrazioni bancarie originate da transazioni, un riepilogo di riconciliazione per data di fine, avvisi di duplicato a due colori, deduzioni dei pagamenti in sospeso con ordinamento per data e stati di pagamento rinominati. (Note di rilascio di Odoo 20) Una valutazione dovrebbe riprodurre ogni modifica usando flussi di lavoro organizzativi rappresentativi. I partecipanti rilevanti includono gli utenti che creano transazioni bancarie, esaminano gli elementi non riconciliati, approvano fatture e note di debito, e preparano i pagamenti.
Le note di rilascio non forniscono tutti i dettagli di configurazione, gestione delle eccezioni o migrazione necessari per la pianificazione dell'implementazione. (Note di rilascio di Odoo 20) Prima di passare a Odoo 20, le organizzazioni dovrebbero verificare i diritti di accesso, i passaggi di approvazione, l'interpretazione dei report, i processi dipendenti dallo stato e la gestione dei record contabili esistenti. I flussi di lavoro personalizzati che bypassano le transazioni bancarie standard o si basano sulle etichette di pagamento precedenti richiedono test specifici.
I controlli e le modifiche di stato sono documentati nelle note di rilascio di Odoo 20, mentre le priorità contabili più ampie compaiono nella presentazione di settembre di Odoo. (Note di rilascio di Odoo 20; What S New In Accounting) La disponibilità, la configurazione dettagliata e gli effetti su una specifica implementazione devono essere confermati nell'ambiente Odoo 20 previsto prima che procedure, integrazioni o documentazione dei controlli vengano modificati.