Az Odoo 20 olyan számviteli vezérlőket vezet be, amelyek a bankszámlákat érintő naplóbejegyzéseket banki tranzakciókhoz kapcsolják, bankegyeztetési összefoglalót adnak, jelzik a valószínű duplikált számlákat és beszállítói számlákat, valamint figyelembe veszik a függőben lévő fizetéseket a fizetési varázslóban. A kiadási megjegyzések a fizetési státuszok átnevezését is dokumentálják, ami megváltoztatja a fizetési folyamat megjelenítését. (Odoo 20 Release Notes) Azoknak a szervezeteknek, amelyek értékelik a kiadást, az elfogadás előtt át kell tekinteniük a banki könyvelési folyamataikat, számlaellenőrzéseiket, fizetési futásaikat, jelentéseiket és belső terminológiájukat.
A banki bejegyzéseknek tranzakciókból kell indulniuk
A dokumentált Odoo 20 működés szerint a bankszámlákat érintő naplóbejegyzéseknek banki tranzakciókból kell származniuk. Az Odoo ezt olyan vezérlőként írja le, amely csökkenti a manuális eltérések kockázatát a számviteli tételek és a mögöttes banki aktivitás között. (Odoo 20 Release Notes) Ez érinti azokat a pénzügyi csapatokat, amelyek jelenleg manuálisan hoznak létre vagy módosítanak banki kapcsolódású naplóbejegyzéseket. Azonosítaniuk kell minden olyan folyamatot, amely banki számlára könyvel, és meg kell határozniuk, hogyan fog működni a tranzakció-alapú követelmény mellett.
A kiadási megjegyzések meghatározzák a banki bejegyzések és a banki tranzakciók közötti kötelező kapcsolatot, de nem magyarázzák az esetleges kivételeket, a konfigurációs lehetőségeket vagy a meglévő bejegyzések kezelését. (Odoo 20 Release Notes) A tesztelésnek ki kell terjednie a szervezet saját helyesbítési, átvezetési és nyitóegyenleg-folyamataira. Nem szabad feltételezni, hogy a meglévő manuális könyvelési módszerek továbbra is elérhetők maradnak, vagy ugyanúgy fognak működni.
Az egyeztetési összefoglaló kiválasztott záró dátumot használ
Az Odoo 20 bankegyeztetési összefoglaló jelentést ad hozzá, amely a kiválasztott záró dátum szerint mutatja az egyeztetett és nem egyeztetett tranzakciókat. (Odoo 20 Release Notes) Ez a pénzügyi csapatok számára meghatározott dátumot ad az egyeztetés előrehaladásának áttekintéséhez. Mielőtt a jelentést beépítenék a hónapzárási folyamatokba, a csapatoknak ellenőrizniük kell, hogy mely tranzakciók jelennek meg az egyes kategóriákban, és hogy az eredmények egyeznek-e a meglévő egyeztetési nyilvántartásaikkal.
A mellékelt kiadási megjegyzések nem részletezik a jelentés szűrőit, exportálási lehetőségeit, hozzáférési vezérléseit vagy részletes elrendezését. (Odoo 20 Release Notes) Ezeket a pontokat az Odoo 20 tervezett konfigurációjában kell ellenőrizni. A szervezeteknek azt is ki kell jelölniük, ki felel az összefoglaló áttekintéséért, a nem egyeztetett tranzakciók kivizsgálásáért és az esetleges további lépések rögzítéséért.
A duplikált figyelmeztetések két szintet használnak
A számlák és beszállítói számlák duplikátum-felismerése most piros figyelmeztetést használ a nagy valószínűséggel duplikált esetekhez, és sárga figyelmeztetést azokhoz az esetekhez, amelyeket kivizsgálni kell. (Odoo 20 Release Notes) A színek két látható aggályszintet jelölnek, de a figyelmeztetés továbbra is ellenőrzést igényel. A szállítói és vevői oldali folyamatoknak meg kell határozniuk, mit kell a felhasználóknak ellenőrizniük, és ki hagyhat jóvá egy jelzett dokumentumot érvényesként.
A kiadási megjegyzések ismertetik az egyes figyelmeztetési színek jelentését, de nem azonosítják azokat a mezőket, küszöbértékeket vagy egyeztetési szabályokat, amelyek piros vagy sárga figyelmeztetést eredményeznek. (Odoo 20 Release Notes) Az értékelés során ezért reprezentatív számlákat és beszállítói számlákat kell használni, beleértve a hasonló, de jogszerű dokumentumokat is. A csapatoknak rögzíteniük kell, hogyan kezelik az egyes figyelmeztetéseket, és szükség esetén frissíteniük kell az engedélyezési utasításokat vagy a képzési anyagokat.
A függőben lévő fizetések befolyásolják a fizetendő összeget
Az Odoo 20 fizetési varázslója felismeri a függőben lévő fizetéseket, levonja őket a fizetendő összegből, és dátum szerint rendezi a fennmaradó fizetéseket. A dokumentált cél az, hogy segítsen megelőzni a kettős fizetést. (Odoo 20 Release Notes) A függő tételek így akkor válnak relevánssá, amikor a felhasználó egy újabb fizetést készít elő. A fizetési futások tesztelésének meg kell erősítenie, hogyan azonosítják a felhasználók a függőben lévő fizetéseket, hogyan jelenik meg a csökkentett összeg, és mit kell tenniük, ha egy fennálló fizetés váratlan.
A kiadási megjegyzések megerősítik az észlelést, a levonást és a dátumszerinti rendezést, de nem határozzák meg minden olyan feltételt, amely mellett egy fizetés függőben lévőnek vagy fennállónak minősül. (Odoo 20 Release Notes) A szervezeteknek tesztelniük kell az általuk használt fizetési módokat és jóváhagyási folyamatokat. Ennek ki kell terjednie annak ellenőrzésére is, mikor kerül be egy függőben lévő fizetés a számításba, mikor kerül ki onnan, valamint arra, hogyan kezeli a beállításuk a törölt, elutasított vagy megoldatlan fizetéseket. A kiadási megjegyzésekben nem szereplő viselkedést ellenőrizni kell, nem pedig feltételezni.
A fizetési státusznevek változnak
Az Odoo 20 két fizetési státuszt átnevez. A korábbi In Process státusz Paid néven jelenik meg, míg a korábbi Paid státusz Reconciled néven jelenik meg. (Odoo 20 kiadási megjegyzések) Azoknak a szervezeteknek, որոնց eljárásai, jelentései vagy oktatási anyagai a korábbi címkéket használják, felül kell vizsgálniuk ezt a megfogalmazást. Frissítés nélkül az új terminológiát nem ismerő felhasználók félreértelmezhetik egy fizetés aktuális szakaszát.
A dokumentált megfeleltetés a következő: az In Process Paid lesz, a Paid pedig Reconciled. (Odoo 20 kiadási megjegyzések) A migráció előkészítése során keressék meg a régi címkéket az operatív eljárásokban, jóváhagyási utasításokban és jelentésdefiníciókban. A csapatoknak azt is tesztelniük kell, hogy minden olyan szűrő, automatizált folyamat vagy integráció működik-e, amely a fizetési státuszra támaszkodik. A mellékelt anyag nem magyarázza meg, hogy ezek a függőségek a megjelenített címkéket vagy a mögöttes technikai értékeket használják-e.
Hogyan illeszkednek a változások az Odoo számviteli irányához
Az Odoo szeptember 3-i számviteli bemutatója az Odoo 20-at az okosabb bankegyeztetés, a számlaautomatizálás, a pénzügyi jelentéskészítés és az auditálásra kész munkafolyamatok köré helyezte. (Mi újdonság a számvitelben) A kiadási megjegyzésekben szereplő változások összhangban vannak ezekkel a témákkal: a banki tételek tranzakciókhoz kapcsolódnak, az egyeztetés dátummal ellátott összefoglalót kap, a lehetséges duplikátumok látható figyelmeztetést kapnak, a függőben lévő fizetéseket pedig figyelembe veszik, mielőtt újabb fizetés történne. (Odoo 20 kiadási megjegyzések)
A bemutató az Odoo szélesebb számviteli fókuszát ismerteti, míg a kiadási megjegyzések itt a konkrét termékváltozásokat adják meg. (Odoo 20 kiadási megjegyzések; Mi újdonság a számvitelben) Egyik forrás sem állapítja meg, hogy egy szervezet meglévő folyamatai, testreszabásai vagy integrációi módosítás nélkül működnek majd. A termék viselkedését külön kell értékelni az adott megvalósítással kapcsolatos feltételezésektől.
Mit kell ellenőrizni bevezetés előtt
A megerősített terjedelem magában foglalja a tranzakcióból származó banki tételeket, az egyeztetési összefoglalót végdátum szerint, a kétszínű duplikátumfigyelmeztetéseket, a dátum szerinti rendezéssel történő függőben lévő fizetéslevonásokat és az átnevezett fizetési státuszokat. (Odoo 20 kiadási megjegyzések) Az értékelés során minden változást reprodukálni kell reprezentatív szervezeti munkafolyamatokkal. Az érintett résztvevők közé tartoznak azok a felhasználók, akik banki tranzakciókat hoznak létre, az egyeztetés nélküli tételeket vizsgálják, számlákat és bizonylatokat hagynak jóvá, valamint fizetéseket készítenek elő.
A kiadási megjegyzések nem tartalmazzák a megvalósítás tervezéséhez szükséges összes konfigurációs, kivételkezelési vagy migrációs részletet. (Odoo 20 kiadási megjegyzések) Az Odoo 20-ra való áttérés előtt a szervezeteknek ellenőrizniük kell a hozzáférési jogosultságokat, a jóváhagyási lépéseket, a jelentések értelmezését, a státuszfüggő folyamatokat és a meglévő számviteli nyilvántartások kezelését. A szabványos banki tranzakciókat megkerülő vagy a korábbi fizetési címkékre támaszkodó egyedi munkafolyamatok külön tesztelést igényelnek.
A vezérlők és a státuszváltozások az Odoo 20 kiadási megjegyzéseiben vannak dokumentálva, míg a szélesebb számviteli prioritások az Odoo szeptemberi bemutatójában jelennek meg. (Odoo 20 kiadási megjegyzések; Mi újdonság a számvitelben) A rendelkezésre állást, a részletes konfigurációt és egy adott megvalósításra gyakorolt hatásokat a tervezett Odoo 20 környezetben kell megerősíteni, mielőtt az eljárásokat, integrációkat vagy a vezérlési dokumentációt módosítanák.