Odoo 20 uvodi računovodstvene kontrole koje povezuju knjiženja koja utječu na bankovne račune s bankovnim transakcijama, dodaju sažetak usklađivanja banke, označavaju vjerojatne duple račune i fakture te uzimaju u obzir plaćanja na čekanju u čarobnjaku za plaćanje. Napomene o izdanju također dokumentiraju preimenovane statuse plaćanja koji mijenjaju način prikaza napretka plaćanja. (Odoo 20 Release Notes) Organizacije koje procjenjuju izdanje trebale bi prije usvajanja pregledati postupke knjiženja banke, provjere računa, obrade plaćanja, izvješća i internu terminologiju.
Bankovna knjiženja moraju polaziti od transakcija
Prema dokumentiranom ponašanju Odoo 20, knjiženja koja utječu na bankovne račune moraju potjecati iz bankovnih transakcija. Odoo to opisuje kao kontrolu namijenjenu smanjenju rizika od ručnih nepodudarnosti između računovodstvenih knjiženja i stvarne bankovne aktivnosti. (Odoo 20 Release Notes) To utječe na financijske timove koji trenutačno ručno stvaraju ili mijenjaju bankovna knjiženja. Trebali bi identificirati svaki postupak koji knjiži na bankovni račun i utvrditi kako će funkcionirati prema zahtjevu temeljenom na transakcijama.
Napomene o izdanju utvrđuju potrebnu vezu između bankovnih knjiženja i bankovnih transakcija, ali ne objašnjavaju moguće iznimke, opcije konfiguracije ni postupanje s postojećim knjiženjima. (Odoo 20 Release Notes) Testiranje bi trebalo obuhvatiti vlastite postupke ispravaka, prijenosa i početnih salda organizacije. Ne treba pretpostaviti da će postojeće metode ručnog knjiženja ostati dostupne ili se ponašati na isti način.
Sažetak usklađivanja koristi odabrani krajnji datum
Odoo 20 dodaje izvješće sažetka usklađivanja banke koje prikazuje usklađene i neusklađene transakcije na odabrani krajnji datum. (Odoo 20 Release Notes) To financijskim timovima daje definiran datum za pregled napretka usklađivanja. Prije uključivanja izvješća u postupke na kraju razdoblja, timovi bi trebali provjeriti koje se transakcije pojavljuju u svakoj kategoriji i slažu li se rezultati s njihovim postojećim evidencijama usklađivanja.
Dostavljene napomene o izdanju ne navode filtre izvješća, mogućnosti izvoza, kontrole pristupa ni detaljan raspored. (Odoo 20 Release Notes) Te točke treba provjeriti u namijenjenoj konfiguraciji Odoo 20. Organizacije bi također trebale dodijeliti odgovornost za pregled sažetka, istragu neusklađenih transakcija i bilježenje svih naknadnih radnji.
Upozorenja na duplikate koriste dvije razine
Otkrivanje duplikata za račune i fakture sada koristi crvena upozorenja za vrlo vjerojatne duplikate i žuta upozorenja za slučajeve koje treba istražiti. (Odoo 20 Release Notes) Boje pružaju dvije vidljive razine zabrinutosti, ali upozorenje i dalje zahtijeva provjeru. Postupci obveza i potraživanja trebali bi navesti što korisnici moraju provjeriti i tko može odobriti označeni dokument kao valjan.
Napomene o izdanju objašnjavaju značenje svake boje upozorenja, ali ne navode polja, pragove ni pravila podudaranja koja proizvode crveno ili žuto upozorenje. (Odoo 20 Release Notes) Procjena bi stoga trebala koristiti reprezentativne račune i fakture, uključujući dokumente koji su slični, ali legitimni. Timovi bi trebali zabilježiti kako se svako upozorenje obrađuje i prema potrebi ažurirati upute za odobravanje ili materijale za obuku.
Plaćanja na čekanju utječu na iznos za plaćanje
Čarobnjak za plaćanje u Odoo 20 otkriva plaćanja na čekanju, odbija ih od iznosa za plaćanje i sortira nepodmirena plaćanja prema datumu. Dokumentirana svrha je pomoći u sprječavanju dvostrukog plaćanja. (Odoo 20 Release Notes) Stavke na čekanju stoga postaju relevantne kada korisnik priprema novo plaćanje. Testiranje obrade plaćanja treba potvrditi kako korisnici identificiraju plaćanja na čekanju, kako se prikazuje smanjeni iznos i što trebaju učiniti kada je nepodmireno plaćanje neočekivano.
Napomene o izdanju potvrđuju otkrivanje, odbijanje i sortiranje prema datumu, ali ne definiraju svaki uvjet pod kojim se plaćanje smatra na čekanju ili nepodmirenim. (Odoo 20 Release Notes) Organizacije bi trebale testirati načine plaćanja i tijekove odobravanja koje koriste. To bi trebalo uključivati provjeru kada plaćanje na čekanju ulazi u izračun i izlazi iz njega te kako njihova postavka obrađuje otkazana, odbijena ili neriješena plaćanja. Ponašanje koje nije obuhvaćeno napomenama o izdanju treba provjeriti, a ne pretpostaviti.
Nazivi statusa plaćanja se mijenjaju
Odoo 20 preimenuje dva statusa plaćanja. Prethodni status In Process prikazuje se kao Paid, dok se prethodni status Paid prikazuje kao Reconciled. (Napomene o izdanju Odoo 20) Organizacije čiji postupci, izvještaji ili materijali za obuku koriste ranije oznake morat će pregledati taj tekst. Bez ažuriranja, korisnici upoznati sa starom terminologijom mogu pogrešno protumačiti trenutačnu fazu plaćanja.
Dokumentirano mapiranje glasi: In Process postaje Paid, a Paid postaje Reconciled. (Napomene o izdanju Odoo 20) Priprema za migraciju trebala bi uključivati pretraživanje starih oznaka u operativnim postupcima, uputama za odobravanje i definicijama izvještaja. Timovi bi također trebali testirati sve filtere, automatizirane procese ili integracije koje se oslanjaju na status plaćanja. Dostavljeni materijal ne objašnjava koriste li te ovisnosti prikazane oznake ili temeljne tehničke vrijednosti.
Kako se promjene uklapaju u Odooov smjer računovodstva
Odooova računovodstvena prezentacija od 3. rujna postavila je Odoo 20 oko pametnijeg usklađivanja banke, automatizacije računa, financijskog izvještavanja i tijekova rada spremnih za reviziju. (Što je novo u računovodstvu) Promjene u napomenama o izdanju u skladu su s tim temama: bankovne stavke povezane su s transakcijama, usklađivanje dobiva sažetak po datumu, potencijalni duplikati dobivaju vidljiva upozorenja, a dospjela plaćanja uzimaju se u obzir prije nego što se izvrši novo plaćanje. (Napomene o izdanju Odoo 20)
Prezentacija opisuje širi Odooov fokus na računovodstvo, dok napomene o izdanju pružaju konkretne promjene proizvoda obuhvaćene ovdje. (Napomene o izdanju Odoo 20; Što je novo u računovodstvu) Nijedan izvor ne utvrđuje da će postojeći procesi, prilagodbe ili integracije organizacije raditi bez prilagodbe. Ponašanje proizvoda treba procijeniti odvojeno od pretpostavki o određenoj implementaciji.
Što provjeriti prije usvajanja
Potvrđeni opseg uključuje bankovne stavke koje potječu iz transakcija, sažetak usklađivanja prema završnom datumu, upozorenja o duplikatima u dvije boje, odbitke za plaćanja na čekanju s razvrstavanjem po datumu i preimenovane statuse plaćanja. (Napomene o izdanju Odoo 20) Procjena bi trebala reproducirati svaku promjenu pomoću reprezentativnih organizacijskih tijekova rada. Relevantni sudionici uključuju korisnike koji stvaraju bankovne transakcije, istražuju neuskladene stavke, odobravaju fakture i račune te pripremaju plaćanja.
Napomene o izdanju ne pružaju sve pojedinosti o konfiguraciji, obradi iznimaka ili migraciji potrebne za planiranje implementacije. (Napomene o izdanju Odoo 20) Prije prelaska na Odoo 20, organizacije bi trebale provjeriti prava pristupa, korake odobravanja, tumačenje izvještaja, procese ovisne o statusu i obradu postojećih računovodstvenih zapisa. Prilagođeni tijekovi rada koji zaobilaze standardne bankovne transakcije ili se oslanjaju na prethodne oznake plaćanja zahtijevaju posebno testiranje.
Kontrole i promjene statusa dokumentirane su u napomenama o izdanju Odoo 20, dok se širi računovodstveni prioriteti pojavljuju u Odooovoj rujanskoj prezentaciji. (Napomene o izdanju Odoo 20; Što je novo u računovodstvu) Dostupnost, detaljna konfiguracija i učinci na određenu implementaciju trebali bi se potvrditi u predviđenom okruženju Odoo 20 prije nego što se izmijene postupci, integracije ili dokumentacija o kontrolama.