Odoo 20 introduce controale contabile care conectează înregistrările de jurnal ce afectează conturile bancare la tranzacțiile bancare, adaugă un rezumat al reconcilierii bancare, marchează facturile și chitanțele probabil duplicate și ține cont de plățile în așteptare în asistentul de plată. Notele de lansare documentează, de asemenea, redenumirea unor stări de plată, care schimbă modul în care este prezentat progresul plății. (Odoo 20 Release Notes) Organizațiile care evaluează lansarea ar trebui să își revizuiască procedurile de înregistrare bancară, verificările facturilor, rulările de plată, rapoartele și terminologia internă înainte de adoptare.
Înregistrările bancare trebuie să pornească din tranzacții
Conform comportamentului Odoo 20 documentat, înregistrările de jurnal care afectează conturile bancare trebuie să provină din tranzacții bancare. Odoo descrie aceasta ca pe un control menit să reducă riscul de neconcordanțe manuale între înregistrările contabile și activitatea bancară subiacentă. (Odoo 20 Release Notes) Acest lucru afectează echipele financiare care creează sau ajustează manual înregistrări de jurnal legate de bancă. Acestea ar trebui să identifice fiecare procedură care postează într-un cont bancar și să stabilească modul în care va funcționa sub cerința bazată pe tranzacții.
Notele de lansare stabilesc conexiunea cerută între înregistrările bancare și tranzacțiile bancare, dar nu explică eventualele excepții, opțiunile de configurare sau tratamentul înregistrărilor existente. (Odoo 20 Release Notes) Testarea ar trebui să acopere procedurile proprii ale organizației pentru corecții, transferuri și solduri de deschidere. Metodele existente de înregistrare manuală nu ar trebui presupuse a rămâne disponibile sau a se comporta la fel.
Rezumatul reconcilierii folosește o dată finală selectată
Odoo 20 adaugă un raport de rezumat al reconcilierii bancare care afișează tranzacțiile reconciliate și nereconciliate la o dată finală selectată. (Odoo 20 Release Notes) Acest lucru oferă echipelor financiare o dată definită pentru a analiza progresul reconcilierii. Înainte de a include raportul în procedurile de la sfârșitul perioadei, echipele ar trebui să verifice ce tranzacții apar în fiecare categorie și dacă rezultatele corespund înregistrărilor lor existente de reconciliere.
Notele de lansare furnizate nu specifică filtrele raportului, opțiunile de export, controalele de acces sau aspectul detaliat. (Odoo 20 Release Notes) Aceste puncte trebuie verificate în configurația Odoo 20 vizată. Organizațiile ar trebui, de asemenea, să atribuie responsabilitatea pentru revizuirea rezumatului, investigarea tranzacțiilor nereconciliate și înregistrarea oricărei acțiuni ulterioare.
Avertizările privind duplicatele folosesc două niveluri
Detectarea duplicatelor pentru facturi și chitanțe folosește acum avertizări roșii pentru duplicate foarte probabile și avertizări galbene pentru cazuri care trebuie investigate. (Odoo 20 Release Notes) Culorile oferă două niveluri vizibile de îngrijorare, dar o avertizare necesită în continuare verificare. Procedurile de conturi de plătit și de încasat ar trebui să precizeze ce trebuie să verifice utilizatorii și cine poate aproba un document marcat ca fiind valid.
Notele de lansare explică semnificația fiecărei culori de avertizare, dar nu identifică câmpurile, pragurile sau regulile de potrivire care produc o avertizare roșie sau galbenă. (Odoo 20 Release Notes) Prin urmare, evaluarea ar trebui să folosească facturi și chitanțe reprezentative, inclusiv documente similare, dar legitime. Echipele ar trebui să înregistreze cum este gestionată fiecare avertizare și să actualizeze instrucțiunile de aprobare sau materialele de instruire, după caz.
Plățile în așteptare afectează suma datorată
Asistentul de plată din Odoo 20 detectează plățile în așteptare, le deduce din suma datorată și sortează plățile restante după dată. Scopul documentat este de a ajuta la prevenirea plății duble. (Odoo 20 Release Notes) Elementele în așteptare devin astfel relevante atunci când un utilizator pregătește o altă plată. Testarea rulării plăților ar trebui să confirme cum identifică utilizatorii plățile în așteptare, cum este afișată suma redusă și ce ar trebui să facă atunci când o plată restantă este neașteptată.
Notele de lansare confirmă detectarea, deducerea și sortarea după dată, dar nu definesc toate condițiile în care o plată este considerată în așteptare sau restantă. (Odoo 20 Release Notes) Organizațiile ar trebui să testeze metodele de plată și fluxurile de aprobare pe care le folosesc. Acest lucru ar trebui să includă verificarea momentului în care o plată în așteptare intră și iese din calcul și a modului în care configurația lor gestionează plățile anulate, respinse sau nerezolvate. Comportamentul care nu este acoperit de notele de lansare ar trebui verificat, nu presupus.
Denumirile stărilor de plată se schimbă
Odoo 20 redenumește două stări de plată. Fosta stare In Process este afișată ca Paid, iar fosta stare Paid este afișată ca Reconciled. (Note de lansare Odoo 20) Organizațiile ale căror proceduri, rapoarte sau materiale de instruire folosesc etichetele anterioare vor trebui să revizuiască acest text. Fără o actualizare, utilizatorii familiarizați cu vechea terminologie pot interpreta greșit etapa actuală a unei plăți.
Maparea documentată este: În proces devine Plătit, iar Plătit devine Reconciliat. (Note de lansare Odoo 20) Pregătirea migrării ar trebui să includă o căutare a etichetelor vechi în procedurile operaționale, instrucțiunile de aprobare și definițiile rapoartelor. Echipele ar trebui, de asemenea, să testeze orice filtre, procese automatizate sau integrări care se bazează pe statutul plății. Materialul furnizat nu explică dacă acele dependențe folosesc etichetele afișate sau valorile tehnice de bază.
Cum se încadrează schimbările în direcția contabilă a Odoo
Prezentarea contabilă Odoo din 3 septembrie a poziționat Odoo 20 în jurul reconcilierii bancare mai inteligente, automatizării facturilor, raportării financiare și fluxurilor de lucru pregătite pentru audit. (Ce este nou în contabilitate) Schimbările din notele de lansare sunt în concordanță cu aceste teme: înregistrările bancare sunt legate de tranzacții, reconcilierea primește un rezumat datat, posibilele duplicate primesc avertismente vizibile, iar plățile în așteptare sunt luate în considerare înainte de efectuarea altei plăți. (Note de lansare Odoo 20)
Prezentarea descrie focalizarea contabilă mai amplă a Odoo, în timp ce notele de lansare oferă modificările specifice ale produsului acoperite aici. (Note de lansare Odoo 20; Ce este nou în contabilitate) Niciuna dintre surse nu stabilește că procesele, personalizările sau integrările existente ale unei organizații vor funcționa fără ajustări. Comportamentul produsului ar trebui evaluat separat de presupunerile despre o anumită implementare.
Ce trebuie verificat înainte de adoptare
Domeniul confirmat include înregistrări bancare provenite din tranzacții, un rezumat al reconcilierii după data de sfârșit, avertismente de duplicare în două culori, deduceri pentru plăți în așteptare cu sortare după dată și statuturi de plată redenumite. (Note de lansare Odoo 20) O evaluare ar trebui să reproducă fiecare schimbare folosind fluxuri de lucru organizaționale reprezentative. Participanții relevanți includ utilizatorii care creează tranzacții bancare, investighează elemente nereconciliate, aprobă facturi și note de plată și pregătesc plăți.
Notele de lansare nu oferă toate detaliile privind configurarea, gestionarea excepțiilor sau migrarea necesare pentru planificarea implementării. (Note de lansare Odoo 20) Înainte de trecerea la Odoo 20, organizațiile ar trebui să verifice drepturile de acces, pașii de aprobare, interpretarea rapoartelor, procesele dependente de statut și gestionarea înregistrărilor contabile existente. Fluxurile de lucru personalizate care ocolesc tranzacțiile bancare standard sau se bazează pe etichetele de plată anterioare necesită teste specifice.
Controalele și schimbările de statut sunt documentate în notele de lansare Odoo 20, în timp ce prioritățile contabile mai largi apar în prezentarea din septembrie a Odoo. (Note de lansare Odoo 20; Ce este nou în contabilitate) Disponibilitatea, configurarea detaliată și efectele asupra unei implementări anume ar trebui confirmate în mediul Odoo 20 vizat înainte ca procedurile, integrările sau documentația de control să fie modificate.