Το Odoo 20 προσθέτει συμφωνία τραπεζών και ελέγχους διπλής πληρωμής

Το Odoo 20 εισάγει λογιστικούς ελέγχους που συνδέουν τις λογιστικές εγγραφές οι οποίες επηρεάζουν τραπεζικούς λογαριασμούς με τραπεζικές συναλλαγές, προσθέτουν σύνοψη συμφωνίας τραπεζών, επισημαίνουν πιθανές διπλές τιμολογήσεις και λογαριασμούς, και λαμβάνουν υπόψη τις εκκρεμείς πληρωμές στον οδηγό πληρωμής. Οι σημειώσεις έκδοσης τεκμηριώνουν επίσης μετονομασμένες καταστάσεις πληρωμής που αλλάζουν τον τρόπο παρουσίασης της προόδου πληρωμής. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Οι οργανισμοί που αξιολογούν την έκδοση θα πρέπει να ελέγξουν τις διαδικασίες καταχώρισης τραπεζών, τους ελέγχους τιμολογίων, τις εκτελέσεις πληρωμών, τις αναφορές και την εσωτερική ορολογία πριν από την υιοθέτηση.

Οι τραπεζικές εγγραφές πρέπει να ξεκινούν από συναλλαγές

Σύμφωνα με την τεκμηριωμένη συμπεριφορά του Odoo 20, οι λογιστικές εγγραφές που επηρεάζουν τραπεζικούς λογαριασμούς πρέπει να προέρχονται από τραπεζικές συναλλαγές. Το Odoo το περιγράφει ως έλεγχο που αποσκοπεί στη μείωση του κινδύνου χειροκίνητων ασυνεπειών μεταξύ των λογιστικών εγγραφών και της υποκείμενης τραπεζικής δραστηριότητας. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Αυτό επηρεάζει τις οικονομικές ομάδες που δημιουργούν ή προσαρμόζουν χειροκίνητα τραπεζικές λογιστικές εγγραφές. Θα πρέπει να εντοπίσουν κάθε διαδικασία που καταχωρεί σε τραπεζικό λογαριασμό και να καθορίσουν πώς θα λειτουργεί με την απαίτηση που βασίζεται σε συναλλαγές.

Οι σημειώσεις έκδοσης καθιερώνουν την απαιτούμενη σύνδεση μεταξύ τραπεζικών εγγραφών και τραπεζικών συναλλαγών, αλλά δεν εξηγούν πιθανές εξαιρέσεις, επιλογές ρύθμισης ή τον χειρισμό των υπαρχουσών εγγραφών. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Οι δοκιμές θα πρέπει να καλύπτουν τις διαδικασίες διόρθωσης, μεταφοράς και αρχικού υπολοίπου του οργανισμού. Οι υπάρχουσες μέθοδοι χειροκίνητης καταχώρισης δεν πρέπει να θεωρηθεί ότι παραμένουν διαθέσιμες ή ότι συμπεριφέρονται με τον ίδιο τρόπο.

Η σύνοψη συμφωνίας χρησιμοποιεί επιλεγμένη ημερομηνία λήξης

Το Odoo 20 προσθέτει αναφορά σύνοψης συμφωνίας τραπεζών που εμφανίζει συμφωνημένες και μη συμφωνημένες συναλλαγές έως μια επιλεγμένη ημερομηνία λήξης. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Αυτό δίνει στις οικονομικές ομάδες μια καθορισμένη ημερομηνία για την εξέταση της προόδου συμφωνίας. Πριν ενσωματώσουν την αναφορά στις διαδικασίες τέλους περιόδου, οι ομάδες θα πρέπει να ελέγξουν ποιες συναλλαγές εμφανίζονται σε κάθε κατηγορία και αν τα αποτελέσματα συμφωνούν με τα υπάρχοντα αρχεία συμφωνίας τους.

Οι παρεχόμενες σημειώσεις έκδοσης δεν καθορίζουν τα φίλτρα, τις επιλογές εξαγωγής, τους ελέγχους πρόσβασης ή τη λεπτομερή διάταξη της αναφοράς. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Αυτά τα σημεία πρέπει να ελεγχθούν στην προβλεπόμενη διαμόρφωση του Odoo 20. Οι οργανισμοί θα πρέπει επίσης να αναθέσουν την ευθύνη για την εξέταση της σύνοψης, τη διερεύνηση των μη συμφωνημένων συναλλαγών και την καταγραφή τυχόν επόμενων ενεργειών.

Οι προειδοποιήσεις διπλοεγγραφών χρησιμοποιούν δύο επίπεδα

Ο εντοπισμός διπλοεγγραφών για τιμολόγια και λογαριασμούς χρησιμοποιεί πλέον κόκκινες προειδοποιήσεις για πολύ πιθανές διπλοεγγραφές και κίτρινες προειδοποιήσεις για περιπτώσεις που πρέπει να διερευνηθούν. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Τα χρώματα παρέχουν δύο ορατά επίπεδα ανησυχίας, αλλά μια προειδοποίηση εξακολουθεί να απαιτεί έλεγχο. Οι διαδικασίες πληρωτέων και εισπρακτέων λογαριασμών θα πρέπει να ορίζουν τι πρέπει να ελέγχουν οι χρήστες και ποιος μπορεί να εγκρίνει ένα επισημασμένο έγγραφο ως έγκυρο.

Οι σημειώσεις έκδοσης εξηγούν τη σημασία κάθε χρώματος προειδοποίησης, αλλά δεν προσδιορίζουν τα πεδία, τα κατώφλια ή τους κανόνες αντιστοίχισης που παράγουν κόκκινη ή κίτρινη προειδοποίηση. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Η αξιολόγηση θα πρέπει επομένως να χρησιμοποιεί αντιπροσωπευτικά τιμολόγια και λογαριασμούς, συμπεριλαμβανομένων εγγράφων που είναι παρόμοια αλλά έγκυρα. Οι ομάδες θα πρέπει να καταγράφουν πώς αντιμετωπίζεται κάθε προειδοποίηση και να ενημερώνουν τις οδηγίες έγκρισης ή το εκπαιδευτικό υλικό όπου χρειάζεται.

Οι εκκρεμείς πληρωμές επηρεάζουν το οφειλόμενο ποσό

Ο οδηγός πληρωμής του Odoo 20 εντοπίζει τις εκκρεμείς πληρωμές, τις αφαιρεί από το οφειλόμενο ποσό και ταξινομεί τις ανεξόφλητες πληρωμές κατά ημερομηνία. Ο τεκμηριωμένος σκοπός είναι να βοηθήσει στην αποφυγή διπλής πληρωμής. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Τα εκκρεμή στοιχεία γίνονται επομένως σημαντικά όταν ένας χρήστης προετοιμάζει μια άλλη πληρωμή. Οι δοκιμές των ροών πληρωμής θα πρέπει να επιβεβαιώνουν πώς οι χρήστες αναγνωρίζουν τις εκκρεμείς πληρωμές, πώς εμφανίζεται το μειωμένο ποσό και τι πρέπει να κάνουν όταν μια ανεξόφλητη πληρωμή είναι απρόσμενη.

Οι σημειώσεις έκδοσης επιβεβαιώνουν τον εντοπισμό, την αφαίρεση και την ταξινόμηση κατά ημερομηνία, αλλά δεν ορίζουν όλες τις συνθήκες υπό τις οποίες μια πληρωμή θεωρείται εκκρεμής ή ανεξόφλητη. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Οι οργανισμοί θα πρέπει να δοκιμάσουν τις μεθόδους πληρωμής και τις ροές έγκρισης που χρησιμοποιούν. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τον έλεγχο του πότε μια εκκρεμής πληρωμή εισέρχεται και εξέρχεται από τον υπολογισμό, και πώς η διαμόρφωσή τους χειρίζεται ακυρωμένες, απορριφθείσες ή ανεπίλυτες πληρωμές. Η συμπεριφορά που δεν καλύπτεται από τις σημειώσεις έκδοσης θα πρέπει να επαληθεύεται και όχι να συμπεραίνεται.

Τα ονόματα καταστάσεων πληρωμής αλλάζουν

Το Odoo 20 μετονομάζει δύο καταστάσεις πληρωμής. Η προηγούμενη κατάσταση In Process εμφανίζεται ως Paid, ενώ η προηγούμενη κατάσταση Paid εμφανίζεται ως Reconciled. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Οι οργανισμοί των οποίων οι διαδικασίες, οι αναφορές ή το εκπαιδευτικό υλικό χρησιμοποιούν τις παλαιότερες ετικέτες θα χρειαστεί να επανεξετάσουν τη διατύπωση αυτή. Χωρίς ενημέρωση, οι χρήστες που είναι εξοικειωμένοι με την παλιά ορολογία ενδέχεται να παρερμηνεύσουν το τρέχον στάδιο μιας πληρωμής.

Η τεκμηριωμένη αντιστοίχιση είναι: Το In Process γίνεται Paid και το Paid γίνεται Reconciled. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Η προετοιμασία για τη μετάβαση θα πρέπει να περιλαμβάνει αναζήτηση των παλαιών ετικετών στις επιχειρησιακές διαδικασίες, στις οδηγίες έγκρισης και στους ορισμούς αναφορών. Οι ομάδες θα πρέπει επίσης να δοκιμάσουν τυχόν φίλτρα, αυτοματοποιημένες διαδικασίες ή διασυνδέσεις που βασίζονται στην κατάσταση πληρωμής. Το παρεχόμενο υλικό δεν εξηγεί αν αυτές οι εξαρτήσεις χρησιμοποιούν τις εμφανιζόμενες ετικέτες ή τις υποκείμενες τεχνικές τιμές.

Πώς οι αλλαγές εντάσσονται στην κατεύθυνση της λογιστικής του Odoo

Η παρουσίαση λογιστικής του Odoo στις 3 Σεπτεμβρίου τοποθέτησε το Odoo 20 γύρω από την πιο έξυπνη συμφωνία τραπεζικών κινήσεων, τον αυτοματισμό τιμολογίων, τη χρηματοοικονομική αναφορά και τις ροές εργασίας έτοιμες για έλεγχο. (What S New In Accounting) Οι αλλαγές στις σημειώσεις έκδοσης είναι συνεπείς με αυτά τα θέματα: οι τραπεζικές εγγραφές συνδέονται με συναλλαγές, η συμφωνία λαμβάνει μια συνοπτική αναφορά με ημερομηνία, οι πιθανές διπλοεγγραφές λαμβάνουν ορατές προειδοποιήσεις και οι εκκρεμείς πληρωμές λαμβάνονται υπόψη πριν γίνει άλλη πληρωμή. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20)

Η παρουσίαση περιγράφει τη συνολικότερη εστίαση του Odoo στη λογιστική, ενώ οι σημειώσεις έκδοσης παρέχουν τις συγκεκριμένες αλλαγές προϊόντος που καλύπτονται εδώ. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20; What S New In Accounting) Καμία από τις πηγές δεν τεκμηριώνει ότι οι υπάρχουσες διαδικασίες, οι προσαρμογές ή οι διασυνδέσεις ενός οργανισμού θα λειτουργούν χωρίς προσαρμογή. Η συμπεριφορά του προϊόντος θα πρέπει να αξιολογείται ξεχωριστά από τις υποθέσεις για μια συγκεκριμένη υλοποίηση.

Τι να επαληθεύσετε πριν από την υιοθέτηση

Το επιβεβαιωμένο πεδίο περιλαμβάνει τραπεζικές εγγραφές που προέρχονται από συναλλαγές, σύνοψη συμφωνίας ανά ημερομηνία λήξης, προειδοποιήσεις διπλοεγγραφής σε δύο χρώματα, αφαίρεση εκκρεμών πληρωμών με ταξινόμηση βάσει ημερομηνίας και μετονομασμένες καταστάσεις πληρωμής. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Μια αξιολόγηση θα πρέπει να αναπαράγει κάθε αλλαγή χρησιμοποιώντας αντιπροσωπευτικές οργανωσιακές ροές εργασίας. Σχετικοί συμμετέχοντες περιλαμβάνουν χρήστες που δημιουργούν τραπεζικές συναλλαγές, διερευνούν μη συμφωνημένα στοιχεία, εγκρίνουν τιμολόγια και λογαριασμούς και προετοιμάζουν πληρωμές.

Οι σημειώσεις έκδοσης δεν παρέχουν όλες τις λεπτομέρειες διαμόρφωσης, χειρισμού εξαιρέσεων ή μετάβασης που απαιτούνται για τον σχεδιασμό υλοποίησης. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20) Πριν τη μετάβαση στο Odoo 20, οι οργανισμοί θα πρέπει να επαληθεύσουν τα δικαιώματα πρόσβασης, τα βήματα έγκρισης, την ερμηνεία των αναφορών, τις διαδικασίες που εξαρτώνται από την κατάσταση και τον χειρισμό των υπαρχόντων λογιστικών εγγραφών. Οι προσαρμοσμένες ροές εργασίας που παρακάμπτουν τις τυπικές τραπεζικές συναλλαγές ή βασίζονται σε προηγούμενες ετικέτες πληρωμής απαιτούν συγκεκριμένη δοκιμή.

Οι έλεγχοι και οι αλλαγές κατάστασης τεκμηριώνονται στις σημειώσεις έκδοσης του Odoo 20, ενώ οι ευρύτερες λογιστικές προτεραιότητες εμφανίζονται στην παρουσίαση του Odoo του Σεπτεμβρίου. (Σημειώσεις έκδοσης Odoo 20; What S New In Accounting) Η διαθεσιμότητα, η λεπτομερής διαμόρφωση και οι επιπτώσεις σε μια συγκεκριμένη υλοποίηση θα πρέπει να επιβεβαιωθούν στο προβλεπόμενο περιβάλλον του Odoo 20 πριν αλλάξουν οι διαδικασίες, οι διασυνδέσεις ή η τεκμηρίωση των ελέγχων.