Odoo 20 ievieš grāmatvedības kontroles, kas sasaista žurnāla ierakstus, kuri ietekmē bankas kontus, ar bankas darījumiem, pievieno bankas saskaņošanas kopsavilkumu, atzīmē iespējamos rēķinu un pavadzīmju dublikātus un ņem vērā gaidošos maksājumus maksājumu vednī. Laidiena piezīmes arī dokumentē pārdēvētus maksājumu statusus, kas maina to, kā tiek attēlots maksājumu progress. (Odoo 20 Release Notes) Organizācijām, kas izvērtē laidienu, pirms ieviešanas jāpārskata bankas grāmatošanas procedūras, rēķinu pārbaudes, maksājumu norises, atskaites un iekšējo terminoloģiju.
Bankas ierakstiem jāsākas ar darījumiem
Saskaņā ar dokumentēto Odoo 20 darbību, žurnāla ierakstiem, kas ietekmē bankas kontus, ir jāizriet no bankas darījumiem. Odoo to raksturo kā kontroli, kas paredzēta, lai mazinātu manuālu neatbilstību risku starp grāmatvedības ierakstiem un pamatā esošo bankas aktivitāti. (Odoo 20 Release Notes) Tas ietekmē finanšu komandas, kas pašlaik manuāli veido vai koriģē ar banku saistītus žurnāla ierakstus. Tām jāidentificē katra procedūra, kas veic grāmatojumu bankas kontā, un jānosaka, kā tā darbosies saskaņā ar prasību, ka grāmatojumi balstās uz darījumiem.
Laidiena piezīmes nosaka nepieciešamo saikni starp bankas ierakstiem un bankas darījumiem, taču neizskaidro iespējamās atkāpes, konfigurācijas opcijas vai jau esošo ierakstu apstrādi. (Odoo 20 Release Notes) Pārbaudē jāiekļauj organizācijas pašu korekciju, pārskaitījumu un sākuma bilances procedūras. Nedrīkst pieņemt, ka esošās manuālās grāmatošanas metodes paliks pieejamas vai darbosies tāpat.
Saskaņošanas kopsavilkums izmanto izvēlētu beigu datumu
Odoo 20 pievieno bankas saskaņošanas kopsavilkuma atskaiti, kurā redzami saskaņotie un nesaskaņotie darījumi uz izvēlētu beigu datumu. (Odoo 20 Release Notes) Tas finanšu komandām piešķir noteiktu datumu saskaņošanas progresa pārskatīšanai. Pirms atskaites iekļaušanas perioda beigu procedūrās komandām jāpārbauda, kuri darījumi parādās katrā kategorijā, un vai rezultāti atbilst viņu esošajiem saskaņošanas ierakstiem.
Pievienotajās laidiena piezīmēs nav norādīti atskaites filtri, eksporta opcijas, piekļuves kontroles vai detalizēts izkārtojums. (Odoo 20 Release Notes) Šie punkti jāpārbauda paredzētajā Odoo 20 konfigurācijā. Organizācijām arī jānosaka atbildība par kopsavilkuma pārskatīšanu, nesaskaņoto darījumu izmeklēšanu un jebkādu turpmāko darbību fiksēšanu.
Dubultu brīdinājumiem ir divi līmeņi
Rēķinu un pavadzīmju dublikātu noteikšana tagad izmanto sarkanus brīdinājumus ļoti ticamiem dublikātiem un dzeltenus brīdinājumus gadījumiem, kas jāpārbauda. (Odoo 20 Release Notes) Krāsas nodrošina divus redzamus bažu līmeņus, taču brīdinājums joprojām ir jāpārskata. Kreditoru un debitoru procedūrās jānorāda, kas lietotājiem jāpārbauda un kas drīkst apstiprināt atzīmētu dokumentu kā derīgu.
Laidiena piezīmes izskaidro katras brīdinājuma krāsas nozīmi, taču nenorāda laukus, sliekšņus vai atbilstības noteikumus, kas rada sarkanu vai dzeltenu brīdinājumu. (Odoo 20 Release Notes) Tāpēc izvērtēšanā jāizmanto reprezentatīvi rēķini un pavadzīmes, tostarp dokumenti, kas ir līdzīgi, bet likumīgi. Komandām jāfiksē, kā katrs brīdinājums tiek apstrādāts, un, ja nepieciešams, jāatjaunina apstiprināšanas instrukcijas vai mācību materiāli.
Gaidošie maksājumi ietekmē maksājamo summu
Odoo 20 maksājumu vednis nosaka gaidošos maksājumus, atskaita tos no maksājamās summas un sakārto nenokārtotos maksājumus pēc datuma. Dokumentētais mērķis ir palīdzēt novērst dubultu samaksu. (Odoo 20 Release Notes) Tāpēc gaidošie ieraksti kļūst būtiski, kad lietotājs sagatavo citu maksājumu. Maksājumu norises pārbaudē jāapstiprina, kā lietotāji identificē gaidošos maksājumus, kā tiek attēlota samazinātā summa un kā rīkoties, ja nenokārtots maksājums ir negaidīts.
Laidiena piezīmes apstiprina noteikšanu, atskaitīšanu un kārtošanu pēc datuma, taču nenosaka katru nosacījumu, pie kura maksājums tiek uzskatīts par gaidošu vai nenokārtotu. (Odoo 20 Release Notes) Organizācijām jāpārbauda maksājumu metodes un apstiprināšanas darba plūsmas, ko tās izmanto. Tajā jāiekļauj pārbaude, kad gaidošs maksājums tiek iekļauts aprēķinā un kad no tā tiek izņemts, kā arī tas, kā viņu iestatījums apstrādā atceltus, noraidītus vai neatrisinātus maksājumus. Uzvedība, ko laidiena piezīmes neskar, ir jāpārbauda, nevis jāizsecina.
Maksājumu statusu nosaukumi mainās
Odoo 20 pārdēvē divus maksājumu statusus. Iepriekšējais In Process statuss tiek attēlots kā Paid, savukārt iepriekšējais Paid statuss tiek attēlots kā Reconciled. (Odoo 20 Release Notes) Organizācijām, kuru procedūrās, ziņojumos vai mācību materiālos tiek izmantoti iepriekšējie apzīmējumi, būs jāpārskata šis formulējums. Bez atjauninājuma lietotāji, kas pārzina veco terminoloģiju, var nepareizi saprast maksājuma pašreizējo posmu.
Dokumentētā atbilstība ir šāda: In Process kļūst Paid, bet Paid kļūst Reconciled. (Odoo 20 Release Notes) Sagatavošanās migrācijai jāietver veco apzīmējumu meklēšana darbības procedūrās, apstiprināšanas instrukcijās un pārskatu definīcijās. Komandām būtu arī jāpārbauda jebkuri filtri, automatizētie procesi vai integrācijas, kas paļaujas uz maksājuma statusu. Piegādātais materiāls nepaskaidro, vai šīs atkarības izmanto attēlotās etiķetes vai pamatā esošās tehniskās vērtības.
Kā izmaiņas iekļaujas Odoo grāmatvedības virzienā
Odoo 3. septembra grāmatvedības prezentācijā Odoo 20 tika pozicionēts ap gudrāku bankas saskaņošanu, rēķinu automatizāciju, finanšu pārskatiem un auditam gatavām darbplūsmām. (What S New In Accounting) Izlaiduma piezīmju izmaiņas atbilst šīm tēmām: bankas ieraksti ir saistīti ar darījumiem, saskaņošanā tiek pievienots datēts kopsavilkums, iespējamiem dublikātiem tiek rādīti redzami brīdinājumi, un gaidoši maksājumi tiek ņemti vērā pirms tiek veikts nākamais maksājums. (Odoo 20 Release Notes)
Prezentācijā aprakstīts Odoo plašākais grāmatvedības fokuss, savukārt izlaiduma piezīmes sniedz konkrētās šeit aplūkotās produkta izmaiņas. (Odoo 20 Release Notes; What S New In Accounting) Neviens avots nenosaka, ka organizācijas esošie procesi, pielāgojumi vai integrācijas darbosies bez pielāgošanas. Produkta darbība jāvērtē atsevišķi no pieņēmumiem par konkrētu ieviešanu.
Ko pārbaudīt pirms ieviešanas
Apstiprinātais tvērums ietver no darījumiem izrietošus bankas ierakstus, saskaņošanas kopsavilkumu līdz beigu datumam, divkrāsu dublikātu brīdinājumus, gaidošu maksājumu atskaitījumus ar datumu kārtošanu un pārdēvētus maksājumu statusus. (Odoo 20 Release Notes) Novērtējumam katra izmaiņa jāatveido, izmantojot reprezentatīvas organizācijas darbplūsmas. Attiecīgie dalībnieki ietver lietotājus, kas veido bankas darījumus, izmeklē nesaskaņotos ierakstus, apstiprina rēķinus un rēķinus, kā arī sagatavo maksājumus.
Izlaiduma piezīmes nesniedz visas konfigurācijas, izņēmumu apstrādes vai migrācijas detaļas, kas nepieciešamas ieviešanas plānošanai. (Odoo 20 Release Notes) Pirms pārejas uz Odoo 20 organizācijām jāpārbauda piekļuves tiesības, apstiprināšanas soļi, pārskatu interpretācija, no statusa atkarīgie procesi un esošo grāmatvedības ierakstu apstrāde. Pielāgotām darbplūsmām, kas apiet standarta bankas darījumus vai paļaujas uz iepriekšējiem maksājumu apzīmējumiem, nepieciešama īpaša testēšana.
Kontroles un statusa izmaiņas ir dokumentētas Odoo 20 izlaiduma piezīmēs, savukārt plašākas grāmatvedības prioritātes ir minētas Odoo septembra prezentācijā. (Odoo 20 Release Notes; What S New In Accounting) Pieejamība, detalizēta konfigurācija un ietekme uz konkrētu ieviešanu būtu jāapstiprina paredzētajā Odoo 20 vidē, pirms procedūras, integrācijas vai kontroles dokumentācija tiek mainīta.