Odoo 20 wprowadza kontrole księgowe, które łączą zapisy dziennika wpływające na konta bankowe z transakcjami bankowymi, dodają podsumowanie uzgodnień bankowych, oznaczają prawdopodobne duplikaty faktur i rachunków oraz uwzględniają płatności oczekujące w kreatorze płatności. Informacje o wydaniu dokumentują też zmienione nazwy statusów płatności, które wpływają na sposób prezentowania postępu płatności. (Odoo 20 Release Notes) Organizacje oceniające to wydanie powinny przed wdrożeniem sprawdzić procedury księgowania bankowego, kontrole faktur, przebiegi płatności, raporty i wewnętrzną terminologię.
Zapisy bankowe muszą pochodzić z transakcji
Zgodnie z udokumentowanym zachowaniem Odoo 20 zapisy dziennika wpływające na konta bankowe muszą pochodzić z transakcji bankowych. Odoo opisuje to jako kontrolę mającą ograniczyć ryzyko ręcznych rozbieżności między zapisami księgowymi a rzeczywistą aktywnością bankową. (Odoo 20 Release Notes) Dotyczy to zespołów finansowych, które obecnie tworzą lub korygują ręcznie zapisy dziennika związane z bankiem. Powinny one zidentyfikować każdą procedurę księgującą na konto bankowe i określić, jak będzie działać przy wymaganiu oparcia na transakcji.
Informacje o wydaniu ustanawiają wymagane połączenie między zapisami bankowymi a transakcjami bankowymi, ale nie wyjaśniają możliwych wyjątków, opcji konfiguracji ani sposobu obsługi istniejących zapisów. (Odoo 20 Release Notes) Testy powinny objąć własne procedury korekt, transferów i sald otwarcia organizacji. Nie należy zakładać, że dotychczasowe ręczne metody księgowania pozostaną dostępne lub będą działać tak samo.
Podsumowanie uzgodnień korzysta z wybranej daty końcowej
Odoo 20 dodaje raport podsumowania uzgodnień bankowych, pokazujący transakcje uzgodnione i nieuzgodnione na wybraną datę końcową. (Odoo 20 Release Notes) Daje to zespołom finansowym określoną datę do przeglądu postępu uzgodnień. Przed włączeniem raportu do procedur zamknięcia okresu zespoły powinny sprawdzić, które transakcje pojawiają się w każdej kategorii i czy wyniki zgadzają się z ich dotychczasową ewidencją uzgodnień.
Dostarczone informacje o wydaniu nie określają filtrów raportu, opcji eksportu, kontroli dostępu ani szczegółowego układu. (Odoo 20 Release Notes) Te kwestie należy sprawdzić w docelowej konfiguracji Odoo 20. Organizacje powinny też przypisać odpowiedzialność za przegląd podsumowania, badanie nieuzgodnionych transakcji i odnotowanie wszelkich działań następczych.
Ostrzeżenia o duplikatach mają dwa poziomy
Wykrywanie duplikatów faktur i rachunków używa teraz czerwonych ostrzeżeń dla bardzo prawdopodobnych duplikatów oraz żółtych ostrzeżeń dla przypadków wymagających sprawdzenia. (Odoo 20 Release Notes) Kolory zapewniają dwa widoczne poziomy zastrzeżeń, ale ostrzeżenie nadal wymaga weryfikacji. Procedury zobowiązań i należności powinny określać, co użytkownicy muszą sprawdzić i kto może zatwierdzić oznaczony dokument jako prawidłowy.
Informacje o wydaniu wyjaśniają znaczenie każdego koloru ostrzeżenia, ale nie identyfikują pól, progów ani reguł dopasowania, które powodują czerwone lub żółte ostrzeżenie. (Odoo 20 Release Notes) Ocena powinna więc obejmować reprezentatywne faktury i rachunki, w tym dokumenty podobne, ale prawidłowe. Zespoły powinny odnotować sposób obsługi każdego ostrzeżenia oraz zaktualizować instrukcje zatwierdzania lub materiały szkoleniowe, gdy będzie to konieczne.
Płatności oczekujące wpływają na kwotę do zapłaty
Kreator płatności Odoo 20 wykrywa płatności oczekujące, odejmuje je od kwoty do zapłaty i sortuje zaległe płatności według daty. Udokumentowanym celem jest pomoc w zapobieganiu podwójnemu płaceniu. (Odoo 20 Release Notes) Elementy oczekujące stają się więc istotne, gdy użytkownik przygotowuje kolejną płatność. Testy przebiegów płatności powinny potwierdzić, jak użytkownicy identyfikują płatności oczekujące, jak wyświetlana jest obniżona kwota i co powinni zrobić, gdy zaległa płatność jest niespodziewana.
Informacje o wydaniu potwierdzają wykrywanie, odliczanie i sortowanie według daty, ale nie definiują wszystkich warunków, w których płatność jest uznawana za oczekującą lub zaległą. (Odoo 20 Release Notes) Organizacje powinny przetestować używane metody płatności i przepływy zatwierdzania. Powinno to obejmować sprawdzenie, kiedy płatność oczekująca wchodzi do obliczeń i z nich wychodzi, oraz jak konfiguracja obsługuje płatności anulowane, odrzucone lub nierozwiązane. Zachowanie nieobjęte informacjami o wydaniu należy zweryfikować, a nie zakładać.
Nazwy statusów płatności się zmieniają
Odoo 20 zmienia nazwy dwóch statusów płatności. Poprzedni status In Process jest wyświetlany jako Paid, a poprzedni status Paid jest wyświetlany jako Reconciled. (Odoo 20 Release Notes) Organizacje, których procedury, raporty lub materiały szkoleniowe korzystają z wcześniejszych etykiet, będą musiały zweryfikować to brzmienie. Bez aktualizacji użytkownicy znający starą terminologię mogą błędnie odczytać obecny etap płatności.
Udokumentowane mapowanie jest następujące: In Process staje się Paid, a Paid staje się Reconciled. (Odoo 20 Release Notes) Przygotowanie do migracji powinno obejmować wyszukanie starych etykiet w procedurach operacyjnych, instrukcjach zatwierdzania oraz definicjach raportów. Zespoły powinny także przetestować wszelkie filtry, procesy automatyczne lub integracje, które opierają się na statusie płatności. Dostarczony materiał nie wyjaśnia, czy te zależności korzystają z wyświetlanych etykiet, czy z podstawowych wartości technicznych.
Jak zmiany wpisują się w kierunek księgowości Odoo
Prezentacja księgowa Odoo z 3 września przedstawiła Odoo 20 jako rozwiązanie skupione bardziej na inteligentniejszym uzgadnianiu bankowym, automatyzacji faktur, raportowaniu finansowym i procesach gotowych do audytu. (What S New In Accounting) Zmiany opisane w informacjach o wydaniu są zgodne z tymi tematami: wpisy bankowe są powiązane z transakcjami, uzgadnianie otrzymuje podsumowanie z datą, potencjalne duplikaty otrzymują widoczne ostrzeżenia, a oczekujące płatności są uwzględniane przed dokonaniem kolejnej płatności. (Odoo 20 Release Notes)
Prezentacja opisuje szerszy obszar zainteresowania Odoo w księgowości, natomiast informacje o wydaniu przedstawiają konkretne zmiany produktu omawiane tutaj. (Odoo 20 Release Notes; What S New In Accounting) Żadne z tych źródeł nie potwierdza, że istniejące procesy, dostosowania lub integracje organizacji będą działać bez zmian. Zachowanie produktu należy oceniać oddzielnie od założeń dotyczących konkretnej implementacji.
Co zweryfikować przed wdrożeniem
Potwierdzony zakres obejmuje wpisy bankowe pochodzące z transakcji, podsumowanie uzgadniania według daty końcowej, dwukolorowe ostrzeżenia o duplikatach, odliczenia oczekujących płatności z sortowaniem według daty oraz zmienione nazwy statusów płatności. (Odoo 20 Release Notes) Ocena powinna odtworzyć każdą zmianę z użyciem reprezentatywnych procesów organizacyjnych. Do odpowiednich uczestników należą użytkownicy, którzy tworzą transakcje bankowe, analizują nierozliczone pozycje, zatwierdzają faktury i rachunki oraz przygotowują płatności.
Informacje o wydaniu nie zawierają wszystkich szczegółów konfiguracji, obsługi wyjątków ani migracji wymaganych do planowania wdrożenia. (Odoo 20 Release Notes) Przed przejściem na Odoo 20 organizacje powinny zweryfikować prawa dostępu, kroki zatwierdzania, interpretację raportów, procesy zależne od statusu oraz obsługę istniejących zapisów księgowych. Niestandardowe przepływy pracy, które omijają standardowe transakcje bankowe lub opierają się na poprzednich etykietach płatności, wymagają szczegółowych testów.
Kontrole i zmiany statusu są opisane w informacjach o wydaniu Odoo 20, natomiast szersze priorytety księgowe pojawiają się w wrześniowej prezentacji Odoo. (Odoo 20 Release Notes; What S New In Accounting) Dostępność, szczegółowa konfiguracja oraz wpływ na konkretną implementację powinny zostać potwierdzone w docelowym środowisku Odoo 20 przed zmianą procedur, integracji lub dokumentacji kontrolnej.