Odoo 20 uvaja računovodske kontrole, ki knjižbe na bančnih računih povezujejo z bančnimi transakcijami, dodaja povzetek uskladitve banke, označuje verjetne podvojene račune in račune ter upošteva čakajoča plačila v čarovniku za plačila. V opombah ob izdaji so dokumentirana tudi preimenovanja statusov plačil, ki spreminjajo prikaz napredka plačil. (Odoo 20 Release Notes) Organizacije, ki ocenjujejo izdajo, naj pred uvedbo pregledajo postopke knjiženja v banko, preverjanje računov, izvedbo plačil, poročila in interno terminologijo.
Bančne knjižbe morajo izhajati iz transakcij
Po dokumentiranem delovanju Odoo 20 morajo knjižbe, ki vplivajo na bančne račune, izvirati iz bančnih transakcij. Odoo to opisuje kot nadzor, namenjen zmanjšanju tveganja ročnih neskladij med računovodskimi knjižbami in dejansko bančno aktivnostjo. (Odoo 20 Release Notes) To vpliva na finančne ekipe, ki trenutno ročno ustvarjajo ali spreminjajo bančne knjižbe. Identificirati morajo vsak postopek, ki knjiži na bančni račun, in ugotoviti, kako bo deloval pod zahtevo, da temelji na transakcijah.
Opombe ob izdaji vzpostavljajo zahtevano povezavo med bančnimi knjižbami in bančnimi transakcijami, vendar ne pojasnjujejo možnih izjem, možnosti konfiguracije ali obravnave obstoječih knjižb. (Odoo 20 Release Notes) Testiranje naj zajema postopke popravkov, prenosov in odprtja stanja organizacije. Ne smemo domnevati, da bodo obstoječi ročni načini knjiženja ostali na voljo ali delovali enako.
Povzetek uskladitve uporablja izbran končni datum
Odoo 20 dodaja poročilo s povzetkom uskladitve banke, ki prikazuje usklajene in neusklajene transakcije na izbran končni datum. (Odoo 20 Release Notes) To finančnim ekipam daje določen datum za pregled napredka usklajevanja. Pred vključitvijo poročila v postopke ob koncu obdobja naj ekipe preverijo, katere transakcije so vključene v posamezno kategorijo in ali se rezultati ujemajo z njihovimi obstoječimi evidencami uskladitve.
Priložene opombe ob izdaji ne določajo filtrov poročila, možnosti izvoza, kontrol dostopa ali podrobne postavitve. (Odoo 20 Release Notes) Te točke je treba preveriti v predvideni konfiguraciji Odoo 20. Organizacije naj določijo tudi odgovornost za pregled povzetka, preiskavo neusklajenih transakcij in zapis morebitnih nadaljnjih ukrepov.
Opozorila na dvojnike uporabljajo dve ravni
Zaznavanje dvojnikov za račune in listine zdaj uporablja rdeča opozorila za zelo verjetne dvojnike in rumena opozorila za primere, ki jih je treba preveriti. (Odoo 20 Release Notes) Barve zagotavljajo dve vidni ravni zaskrbljenosti, vendar opozorilo še vedno zahteva pregled. Postopki za obveznosti do dobaviteljev in terjatve do kupcev naj določajo, kaj morajo uporabniki preveriti in kdo lahko označen dokument potrdi kot veljaven.
Opombe ob izdaji pojasnjujejo pomen posamezne barve opozorila, vendar ne navajajo polj, pragov ali pravil ujemanja, ki povzročijo rdeče ali rumeno opozorilo. (Odoo 20 Release Notes) Zato je treba oceno opraviti z vzorčnimi računi in listinami, vključno z dokumenti, ki so podobni, vendar veljavni. Ekipe naj zabeležijo, kako je bilo obravnavano posamezno opozorilo, in po potrebi posodobijo navodila za odobritev ali gradivo za usposabljanje.
Čakajoča plačila vplivajo na znesek za plačilo
Plačilni čarovnik v Odoo 20 zazna čakajoča plačila, jih odšteje od zneska za plačilo in razvrsti odprta plačila po datumu. Dokumentirani namen je pomagati preprečiti dvojno plačilo. (Odoo 20 Release Notes) Zato postanejo odprte postavke pomembne, ko uporabnik pripravi drugo plačilo. Testiranje plačilnih postopkov naj potrdi, kako uporabniki prepoznajo čakajoča plačila, kako je prikazan zmanjšani znesek in kaj naj storijo, kadar je odprto plačilo nepričakovano.
Opombe ob izdaji potrjujejo zaznavanje, odštevanje in razvrščanje po datumu, vendar ne opredeljujejo vseh pogojev, pod katerimi se plačilo šteje kot čakajoče ali odprto. (Odoo 20 Release Notes) Organizacije naj preizkusijo plačilne metode in postopke odobritve, ki jih uporabljajo. To naj vključuje preverjanje, kdaj čakajoče plačilo vstopi v izračun in kdaj iz njega izstopi, ter kako njihova nastavitev obravnava preklicana, zavrnjena ali nerešena plačila. Obnašanje, ki ni zajeto v opombah ob izdaji, je treba preveriti, ne pa sklepati nanj.
Imena statusov plačil se spreminjajo
Odoo 20 preimenuje dva statusa plačil. Prejšnji status In Process je prikazan kot Paid, prejšnji status Paid pa je prikazan kot Reconciled. (Opombe ob izdaji Odoo 20) Organizacije, katerih postopki, poročila ali gradiva za usposabljanje uporabljajo prejšnje oznake, bodo morale to besedilo pregledati. Brez posodobitve lahko uporabniki, ki poznajo staro terminologijo, napačno razumejo trenutno fazo plačila.
Dokumentirano preslikavo je: V obdelavi postane Plačano, Plačano pa postane Usklajeno. (Opombe ob izdaji Odoo 20) Priprava na migracijo mora vključevati iskanje starih oznak v operativnih postopkih, navodilih za odobravanje in definicijah poročil. Ekipe bi morale preizkusiti tudi vse filtre, avtomatizirane procese ali integracije, ki temeljijo na statusu plačila. Priloženo gradivo ne pojasnjuje, ali te odvisnosti uporabljajo prikazane oznake ali osnovne tehnične vrednosti.
Kako se spremembe ujemajo z Odoojevo računovodsko usmeritvijo
Odoojeva računovodska predstavitev 3. septembra je Odoo 20 postavila okoli pametnejšega usklajevanja bank, avtomatizacije računov, finančnega poročanja in potekov dela, pripravljenih za revizijo. (Kaj je novega v računovodstvu) Spremembe v opombah ob izdaji so skladne s temi temami: bančni vnosi so povezani s transakcijami, usklajevanje prejme datiran povzetek, možna podvajanja prejmejo vidna opozorila, čakajoča plačila pa se upoštevajo pred izvedbo novega plačila. (Opombe ob izdaji Odoo 20)
Predstavitev opisuje širšo računovodsko usmeritev Odooja, opombe ob izdaji pa podajajo konkretne spremembe izdelka, obravnavane tukaj. (Opombe ob izdaji Odoo 20; Kaj je novega v računovodstvu) Noben vir ne potrjuje, da bodo obstoječi postopki, prilagoditve ali integracije organizacije delovali brez prilagoditev. Delovanje izdelka je treba presojati ločeno od predpostavk o določeni izvedbi.
Kaj preveriti pred uvedbo
Potrjeni obseg vključuje bančne vnose, nastale iz transakcij, povzetek usklajevanja po končnem datumu, dvobarvna opozorila na podvojitve, odbitke čakajočih plačil z razvrščanjem po datumu in preimenovane statuse plačil. (Opombe ob izdaji Odoo 20) Ocena naj ponovi vsako spremembo z uporabo reprezentativnih organizacijskih delovnih tokov. Med ustrezne udeležence sodijo uporabniki, ki ustvarjajo bančne transakcije, preverjajo neusklajene postavke, odobravajo račune in račune za dobavljeno blago ter pripravljajo plačila.
Opombe ob izdaji ne podajajo vseh podrobnosti o konfiguraciji, obravnavi izjem ali migraciji, potrebnih za načrtovanje uvedbe. (Opombe ob izdaji Odoo 20) Pred prehodom na Odoo 20 morajo organizacije preveriti pravice dostopa, korake odobritve, razlago poročil, postopke, odvisne od statusa, in obravnavo obstoječih računovodskih zapisov. Prilagojeni delovni tokovi, ki obidejo standardne bančne transakcije ali se zanašajo na prejšnje oznake plačil, zahtevajo posebno testiranje.
Kontrole in spremembe statusa so dokumentirane v opombah ob izdaji Odoo 20, širše računovodske prednosti pa so predstavljene v Odoojevi septembrski predstavitvi. (Opombe ob izdaji Odoo 20; Kaj je novega v računovodstvu) Razpoložljivost, podrobna konfiguracija in učinki na določeno izvedbo morajo biti potrjeni v predvidenem okolju Odoo 20, preden se spremenijo postopki, integracije ali dokumentacija o kontrolah.