ทั้ง HubSpot และ Odoo สามารถจัดการผู้ติดต่อ ดีล การสื่อสาร และกิจกรรมการขายได้ ความแตกต่างหลักอยู่ที่ขอบเขตของ CRM โดย HubSpot สร้างเครื่องมือขายบนแพลตฟอร์มลูกค้าของตน พร้อมฮับแยกสำหรับการตลาด การบริการ เนื้อหา ข้อมูล และรายได้ ส่วน Odoo วาง CRM ไว้ในชุดระบบที่ยังครอบคลุมคำสั่งขาย การจัดซื้อ สินค้าคงคลัง บัญชี โครงการ การสมัครสมาชิก การผลิต เว็บไซต์ และการดำเนินงานธุรกิจอื่น ๆ
ดังนั้นการเปลี่ยนจึงมีน้ำหนักมากที่สุดเมื่อปัญหาไม่ได้อยู่ที่พายป์ไลน์ของ HubSpot เอง เหตุผลที่ชัดเจนกว่ามักเป็นเพราะข้อมูลลูกค้าต้องข้ามขอบเขตของหลายระบบมากเกินไปหลังจากดีลคืบหน้า
สิ่งที่ HubSpot ทำได้ดี
HubSpot ออกแบบมาเพื่อทีมที่เน้นการหาลูกค้า การมีส่วนร่วม และรายได้ Sales Hub มีเครื่องมือจัดการพายป์ไลน์ การติดตามอีเมล การนัดหมาย และฟีเจอร์เพิ่มประสิทธิภาพการขาย ระดับ Professional และ Enterprise เพิ่มเวิร์กโฟลว์ sequences การพยากรณ์ การรายงาน การให้คะแนนลีด และการกำกับดูแลขั้นสูง
HubSpot ยังเชื่อมการขายเข้ากับผลิตภัณฑ์ด้านการตลาด เนื้อหา และบริการในอินเทอร์เฟซที่สอดคล้องกัน หน้าSales Hub pricing and feature page อย่างเป็นทางการแสดงให้เห็นว่าความสามารถเปลี่ยนไปอย่างไรระหว่าง Free, Starter, Professional และ Enterprise
องค์กรที่พึ่งพาแบบฟอร์ม HubSpot การระบุแหล่งที่มาของแคมเปญ เครื่องมือสร้างเนื้อหา sequences ระบบอัตโนมัติทางการตลาด หรือระบบนิเวศการเชื่อมต่อขนาดใหญ่อย่างมาก อาจมีเหตุผลดีที่จะคงใช้งานต่อ การแทนที่ CRM ไม่ควรทิ้งความสามารถด้านการหาลูกค้าที่ใช้งานได้อยู่แล้ว โดยไม่มีแบบออกแบบที่เทียบเท่าและผ่านการทดสอบ
สิ่งที่เปลี่ยนไปกับ Odoo
Odoo CRM จัดการลีดและโอกาสทางการขาย กิจกรรม ทีมขาย การคาดการณ์ และการรายงานพายป์ไลน์ โอกาสสามารถนำไปสู่ใบเสนอราคาและคำสั่งขายได้โดยตรง จากนั้นคำสั่งเหล่านั้นสามารถขับเคลื่อนการส่งมอบ การออกใบแจ้งหนี้ การสมัครสมาชิก โครงการ การจัดซื้อ หรือการผลิตภายในฐานข้อมูลเดียวกัน
Odoo ยังมี Marketing Automation Email Marketing และแบบฟอร์มเว็บไซต์ ระบบอัตโนมัติทางการตลาดของ Odoo สามารถกำหนดเป้าหมายระเบียนด้วยตัวกรองและเรียกใช้อีเมล SMS หรือการกระทำของเซิร์ฟเวอร์ตามเวลาได้ ความสามารถนี้ควรทดสอบเทียบกับเวิร์กโฟลว์ HubSpot ที่ต้องการแทนที่โดยตรง ชื่อฟีเจอร์ที่คล้ายกันไม่ได้รับประกันว่าการแบ่งกลุ่ม การระบุแหล่งที่มา การส่งถึงผู้รับ การจัดการความยินยอม หรือการรายงานจะเหมือนกัน
เหตุผลที่ชัดเจนที่สุดในการเปลี่ยน: ความกระจัดกระจายของการดำเนินงาน
การเปลี่ยนอาจเหมาะสมเมื่อพนักงานขายทำงานใน HubSpot แต่ทีมการเงิน การส่งมอบ การจัดซื้อ สินค้าคงคลัง และโครงการทำงานอยู่ในระบบอื่น อาการที่พบได้บ่อย ได้แก่ ระเบียนลูกค้าซ้ำ การป้อนคำสั่งซื้อด้วยตนเอง สถานะใบแจ้งหนี้ล่าช้า ข้อมูลผลิตภัณฑ์ไม่สอดคล้องกัน และรายงานที่ประกอบจากการส่งออกหลายชุด
Odoo สามารถลดขั้นตอนส่งต่องานเหล่านี้ได้โดยแชร์ข้อมูลลูกค้า ผลิตภัณฑ์ ใบเสนอราคา คำสั่งซื้อ การส่งมอบ และใบแจ้งหนี้ ประโยชน์ที่อาจได้ไม่ใช่แค่จำนวนการสมัครใช้งานที่น้อยลงเท่านั้น แต่คือการลดการกระทบยอดระหว่างระบบ และทำให้การเป็นเจ้าของข้อมูลการดำเนินงานชัดเจนขึ้น
เงื่อนไขอื่นที่สนับสนุนการเปลี่ยน
- ธุรกิจต้องการเวิร์กโฟลว์แบบ ERP พอ ๆ กับ CRM
- ทีมขายต้องใช้ข้อมูลสินค้าคงคลัง การส่งมอบ โครงการ การสมัครสมาชิก หรือใบแจ้งหนี้แบบเรียลไทม์
- ฟีเจอร์แบบชำระเงินของ HubSpot ถูกใช้หลัก ๆ เพื่อชดเชยระบบการดำเนินงานที่ไม่เชื่อมต่อกัน
- องค์กรต้องการการเข้าถึงภายในที่กว้างขึ้นภายใต้โครงสร้างสิทธิ์ใช้งานผู้ใช้ของ Odoo แบบเดียว
- ระบบอัตโนมัติที่ต้องการสามารถทำซ้ำใน Odoo ได้ โดยไม่สูญเสียความสามารถด้านการตลาดหรือการขายที่สำคัญ
- ธุรกิจพร้อมกำกับดูแลแพลตฟอร์มที่กว้างขึ้นหนึ่งเดียว และทดสอบทุกกระบวนการปลายทาง
เมื่อการเปลี่ยนอาจเป็นการตัดสินใจที่ไม่เหมาะ
- การตลาด เนื้อหา และการระบุแหล่งที่มาของ HubSpot เป็นแกนหลักของการเติบโต และไม่สามารถถูกแทนด้วยแบบออกแบบ Odoo ที่เสนอได้
- การเชื่อมต่อ ERP ปัจจุบันมีความเสถียร มีการกำกับดูแลที่ดี และมีต้นทุนดูแลรักษาต่ำกว่าการย้ายแพลตฟอร์ม
- ผู้ใช้ฝ่ายขายพึ่งพา sequences การรายงาน การโทร หรือการเชื่อมต่อระบบนิเวศของ HubSpot ซึ่งไม่มีตัวทดแทนที่ยอมรับได้
- การย้ายถูกให้เหตุผลเพียงเพราะราคาค่าลิขสิทธิ์หน้าปก โดยไม่รวมต้นทุนการติดตั้งและการดำเนินงาน
- องค์กรไม่มีผู้รับผิดชอบด้านการตั้งค่า Odoo คุณภาพข้อมูล การสนับสนุน และการอัปเกรด
ในกรณีเหล่านี้ การคง HubSpot ไว้และปรับปรุงการเชื่อมต่อกับระบบปฏิบัติการอาจเป็นสถาปัตยกรรมที่ดีกว่า
แมปข้อมูลก่อนเลือกเครื่องมือ
การย้ายควรเริ่มจากการทำบัญชีรายการ ไม่ใช่จากปุ่มนำเข้า HubSpot และ Odoo ใช้โมเดลและคำศัพท์ต่างกัน จึงต้องตัดสินใจว่าแต่ละออบเจ็กต์ต้นทางจะทำงานอย่างไรในระบบปลายทาง
- ผู้ติดต่อและบริษัท รวมถึงความเป็นเจ้าของ ระยะวงจรชีวิต รายการซ้ำ และความสัมพันธ์
- ดีล พายป์ไลน์ สเตจ มูลค่า วันที่ปิด ผลิตภัณฑ์ และสกุลเงิน
- งาน การประชุม การโทร บันทึก อีเมล และไฟล์แนบ
- พร็อพเพอร์ตีแบบกำหนดเองและค่าที่คำนวณแล้ว
- รายการ แบบฟอร์ม เวิร์กโฟลว์ sequences และกฎการกำหนดเส้นทางลีด
- ความยินยอม ฐานทางกฎหมาย ประเภทการสมัคร ยกเลิกการรับ และรายการระงับ
- รายงาน แดชบอร์ด คำจำกัดความของการระบุแหล่งที่มา และภาพรวมย้อนหลัง
- การเชื่อมต่อ ผู้ใช้ API เว็บฮุก และการตั้งค่าตัวตน
อย่าย้ายทุกรายการประวัติโดยอัตโนมัติ
เหตุการณ์อีเมลย้อนหลัง การลงทะเบียนเวิร์กโฟลว์ และข้อมูลวิเคราะห์อาจมีจำนวนมาก และยากที่จะถ่ายทอดอย่างแม่นยำใน CRM อื่น ข้อมูลบางส่วนควรอยู่ใน Odoo ในฐานะประวัติการดำเนินงานที่ใช้งานอยู่ ขณะที่ข้อมูลบางส่วนอาจเหมาะกว่าสำหรับเก็บไว้ในคลังข้อมูลที่ควบคุมได้ พร้อมกฎการเข้าถึงและการเก็บรักษาที่ชัดเจน
เป้าหมายไม่ใช่การคัดลอกทุกแถวไม่ว่าต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใด แต่คือการรักษาประวัติที่สำคัญตามกฎหมายและการดำเนินงาน ดูแลงานปัจจุบัน และทำให้ระบบใหม่เข้าใจได้
รันทั้งสองระบบผ่านการตัดเปลี่ยนแบบควบคุม
- ทำความสะอาดข้อมูลซ้ำและข้อมูลที่ไม่ถูกต้องก่อนการย้ายครั้งสุดท้าย
- ตั้งค่า proof of concept ของ Odoo ขนาดเล็กด้วยพายป์ไลน์ ผลิตภัณฑ์ และผู้ใช้จริง
- สร้างและทดสอบระบบอัตโนมัติที่จำเป็นใหม่โดยใช้ผู้รับที่ไม่ใช้งานจริง
- ทำการย้ายทดลองแบบเต็มอย่างน้อยหนึ่งครั้ง และกระทบยอดจำนวนระเบียนและยอดรวม
- กำหนดเวลาตัดเปลี่ยนของระบบหลักให้ชัดเจน และหยุดการเปลี่ยนแปลงที่ขัดกัน
- ตรวจสอบสิทธิ์ โดเมนอีเมล ความยินยอม การเชื่อมต่อ และรายงานก่อนใช้งานจริง
- คงแผนเก็บรักษา HubSpot แบบอ่านอย่างเดียวไว้ ในกรณีที่เงื่อนไขตามสัญญาและกฎหมายอนุญาต
ข้อสรุปเชิงปฏิบัติ
การย้ายจาก HubSpot ไป Odoo จะเหมาะสมที่สุดเมื่อธุรกิจต้องการให้การหาลูกค้าและการส่งมอบการดำเนินงานใช้แบบจำลองข้อมูลที่กำกับดูแลร่วมกันแบบเดียวกัน การย้ายจะมีเหตุผลน้อยลงเมื่อ HubSpot เป็นแพลตฟอร์มลูกค้าที่มีประสิทธิภาพอยู่แล้ว และการเชื่อมต่อรอบข้างมีความน่าเชื่อถือ
ดังนั้น การเปลี่ยนผ่านควรมีเหตุผลรองรับจากหลักฐานของเวิร์กโฟลว์ วัดจำนวนการป้อนข้อมูลซ้ำ ความพยายามในการกระทบยอด ความล่าช้าในการรายงาน ความล้มเหลวของการเชื่อมต่อ และการส่งต่องานของผู้ใช้ หาก Odoo สามารถลดต้นทุนเหล่านั้นได้มากพอ ขณะเดียวกันยังคงความสามารถด้านการขายและการตลาดที่จำเป็นไว้ การเปลี่ยนแปลงก็จะมีเหตุผลทางธุรกิจที่รองรับได้ หากไม่เป็นเช่นนั้น การอยู่กับ HubSpot ต่อไปอาจเป็นการตัดสินใจที่สมเหตุสมผลกว่า