HubSpot ja Odoo voivat molemmat organisoida yhteystietoja, kauppoja, viestintää ja myynnin aktiviteetteja. Niiden tärkein ero on CRM:n rajapinta. HubSpot rakentaa myyntityökalut asiakasalustansa päälle, ja erilliset hubit kattavat markkinoinnin, palvelun, sisällön, datan ja liikevaihdon. Odoo sijoittaa CRM:n osaksi kokonaisuutta, joka hoitaa myös myyntitilaukset, ostot, varaston, kirjanpidon, projektit, tilaukset, valmistuksen, verkkosivuston ja muut liiketoiminnan osa-alueet.

Siirtymä onkin yleensä erityisen perusteltu silloin, kun ongelma ei ole itse HubSpotin myyntiputki. Vahvempi syy on tavallisesti se, että asiakastiedon täytyy kulkea liian monen järjestelmärajan yli kaupan edetessä.

Mitä HubSpot tekee hyvin

HubSpot on suunniteltu asiakashankinnan, sitouttamisen ja liikevaihtotiimien ympärille. Sen Sales Hub sisältää myyntiputkityökalut, sähköpostiseurannan, tapaamiset ja myynnin tuottavuusominaisuudet. Professional- ja Enterprise-tasot lisäävät työnkulut, sekvenssit, ennustamisen, raportoinnin, liidigroinauksen ja edistyneemmän hallinnan.

HubSpot yhdistää myös myynnin markkinointi-, sisältö- ja palvelutuotteisiin yhtenäisessä käyttöliittymässä. Sen virallinen Sales Hubin hinnoittelu- ja ominaisuussivu näyttää, miten ominaisuudet vaihtelevat Free-, Starter-, Professional- ja Enterprise-tasojen välillä.

Organisaatiolla, joka nojaa vahvasti HubSpotin lomakkeisiin, kampanjan attribuutioon, sisältötyökaluihin, sekvensseihin, markkinoinnin automaatioon tai laajaan integraatioekosysteemiin, voi olla hyvät syyt pysyä siinä. CRM:n vaihtaminen ei saa romuttaa toimivaa asiakashankintakykyä ilman vastaavaa, testattua ratkaisua.

Mitä muuttuu Odoossa

Odoo CRM hallitsee liidejä ja mahdollisuuksia, aktiviteetteja, myyntitiimejä, ennusteita ja myyntiputkiraportointia. Mahdollisuudet voivat johtaa suoraan tarjouksiin ja myyntitilauksiin. Nämä tilaukset voivat puolestaan ohjata toimitusta, laskutusta, tilauksia, projekteja, ostoja tai valmistusta samassa tietokannassa.

Odoo tarjoaa myös Marketing Automation, Email Marketingin ja verkkosivulomakkeet. Sen markkinoinnin automaatio voi kohdistaa tietueita suodattimilla ja käynnistää ajastettuja sähköposti-, SMS- tai palvelintoimintoja. Tämä kyvykkyys kannattaa testata täsmälleen niitä HubSpot-työnkulkuja vasten, jotka korvataan. Samanlaiset nimet eivät takaa identtistä segmentointia, attribuutiota, toimitettavuutta, suostumusten käsittelyä tai raportointia.

Selkein syy siirtymään: operatiivinen sirpaleisuus

Siirtymä voi olla järkevä, kun myyjät työskentelevät HubSpotissa, mutta talous, toimitus, hankinta, varasto ja projektitiimit käyttävät muita järjestelmiä. Tyypillisiä oireita ovat päällekkäiset asiakastietueet, manuaalinen tilausten syöttö, viivästynyt laskun tila, epäjohdonmukaiset tuotetiedot ja useista viennistä koottavat raportit.

Odoo voi vähentää näitä käsin tehtäviä siirtoja jakamalla asiakas-, tuote-, tarjous-, tilaus-, toimitus- ja laskutiedot. Mahdollinen hyöty ei ole pelkästään pienempi tilausmäärä. Kyse on myös vähäisemmästä järjestelmien välisestä täsmäytyksestä ja selkeämmästä omistusmallista operatiiviselle datalle.

Muut olosuhteet, jotka voivat tukea siirtymää

  • Liiketoiminta tarvitsee yhtä paljon ERP-työnkulkuja kuin CRM:ää.
  • Myyntitiimit tarvitsevat reaaliaikaista varasto-, toimitus-, projekti-, tilaus- tai laskutietoa.
  • HubSpotin maksullisten tasojen ominaisuuksia käytetään lähinnä korvaamaan irrallisia operatiivisia järjestelmiä.
  • Organisaatio haluaa laajemman sisäisen käytön yhden Odoo-käyttäjälisenssirakenteen alla.
  • Tarvittava automaatio voidaan toteuttaa Odoossa menettämättä olennaista markkinointi- tai myyntikyvykkyyttä.
  • Liiketoiminta on valmis hallinnoimaan yhtä laajempaa alustaa ja testaamaan jokaisen jatkoprosessin.

Milloin siirtymä voi olla väärä ratkaisu

  • HubSpotin markkinointi, sisältö ja attribuutio ovat kasvun kannalta keskeisiä, eikä ehdotettu Odoo-ratkaisu pysty vastaamaan niihin.
  • Nykyinen ERP-integraatio on luotettava, hyvin hallittu ja halvempi ylläpitää kuin alustan migraatio.
  • Myynnin käyttäjät ovat riippuvaisia HubSpotin sekvensseistä, raportoinnista, soitto-ominaisuuksista tai ekosysteemi-integraatioista, joille ei ole hyväksyttävää korvaajaa.
  • Migraatio perustellaan vain otsikkotason lisenssihinnoilla, ilman toteutus- ja operatiivisia kustannuksia.
  • Organisaatiolta puuttuu omistajuus Odoo-konfiguraatiolle, datan laadulle, tuelle ja päivityksille.

Näissä tapauksissa HubSpotin säilyttäminen ja sen integraation parantaminen operatiiviseen järjestelmään voi olla parempi arkkitehtuuri.

Kartoita data ennen työkalujen valintaa

Migraation pitäisi alkaa inventaariosta, ei tuontipainikkeesta. HubSpot ja Odoo käyttävät erilaisia malleja ja sanastoa. Päätä, miten kukin lähdeobjekti toimii kohdejärjestelmässä.

  • Yhteystiedot ja yritykset, mukaan lukien omistus, elinkaarivaihe, päällekkäisyydet ja assosiaatiot.
  • Kaupat, myyntiputket, vaiheet, summat, päättymispäivät, tuotteet ja valuutat.
  • Tehtävät, tapaamiset, puhelut, muistiinpanot, sähköpostit ja liitteet.
  • Mukautetut kentät ja lasketut arvot.
  • Listat, lomakkeet, työnkulut, sekvenssit ja liidien reitityssäännöt.
  • Suostumus, oikeusperusta, tilaustyypit, opt-outit ja estolistat.
  • Raportit, kojelaudat, attribuutiomääritelmät ja historialliset tilannevedokset.
  • Integraatiot, API-kuluttajat, webhookit ja identiteettikonfiguraatio.

Älä siirrä kaikkia historiallisia artefakteja oletuksena

Historialliset sähköpostitapahtumat, työnkulkuihin liittyvät kirjautumiset ja analytiikka voivat olla runsaita ja vaikeita kuvata uskollisesti toisessa CRM:ssä. Osa tiedosta kuuluu Odooseen aktiivisena operatiivisena historiana. Muu data voi olla parempi säilyttää hallitussa arkistossa, jossa on selkeät käyttö- ja säilytyssäännöt.

Tavoitteena ei ole kopioida jokaista riviä hinnalla millä hyvänsä. Tavoitteena on säilyttää oikeudellisesti ja operatiivisesti tärkeä historia, ylläpitää nykyinen työ ja tehdä uudesta järjestelmästä ymmärrettävä.

Aja molemmat järjestelmät hallitun cutoverin läpi

  • Siivoa päällekkäisyydet ja virheellinen data ennen lopullista migraatiota.
  • Määritä pieni Odoo proof of concept oikeilla myyntiputkilla, tuotteilla ja käyttäjillä.
  • Rakenna ja testaa tarvittavat automaatiot uudelleen tuotannon ulkopuolisilla vastaanottajilla.
  • Tee vähintään yksi täysi testimigraatio ja täsmäytä tietueiden määrät ja summat.
  • Valitse selkeä järjestelmäkohtainen cutover-aika ja jäädytä ristiriitaiset muutokset.
  • Varmista käyttöoikeudet, sähköpostidomainit, suostumukset, integraatiot ja raportit ennen tuotantoon vientiä.
  • Pidä HubSpotista vain lukuoikeudellinen säilytyssuunnitelma siellä, missä sopimusehdot ja lait sen sallivat.

Käytännön johtopäätös

Siirtyminen HubSpotista Odoohon on järkevintä silloin, kun yritys haluaa asiakashankinnan ja operatiivisen toimituksen jakavan yhden hallitun tietomallin. Se on vähemmän järkevää silloin, kun HubSpot on jo tehokas asiakasalusta ja sitä ympäröivät integraatiot toimivat luotettavasti.

Siirtyminen tulisi siis perustella työnkulkuun liittyvällä näytöllä. Mittaa päällekkäinen syöttö, täsmäytystyö, raportoinnin viive, integraatiovirheet ja käyttäjien luovutukset. Jos Odoo poistaa riittävästi näitä kustannuksia samalla kun se säilyttää tarvittavat myynnin ja markkinoinnin ominaisuudet, muutokselle on perusteltu liiketoimintaperuste. Jos ei, HubSpotissa pysyminen voi olla järkevämpi päätös.